Meet je prestaties met recruitment KPI’s

In de afgelopen jaren heeft zich onmiskenbaar een verschuiving voorgedaan in de richting van online recruitment. De coronapandemie heeft deze trend nog eens versterkt. Of je deze ontwikkeling nu toejuicht of niet, als recruiter zul je onderschrijven dat ze ten minste één voordeel met zich meebrengt: meetbaarheid. Daarvoor moet je natuurlijk wel de nodige data verzamelen en vertalen naar voor jou relevante recruitment KPI’s. We laten hier ons licht schijnen op een aantal van de meest gangbare. Daarbij baseren we ons op gegevens uit het Recruitment Kengetallen Onderzoek (RKG) 2021 van  Intelligence Group. Daarin is gekeken naar drie soorten organisaties: profit, non-profit en bureaus die actief zijn op het gebied van recruitment.

Waar verzamelen recruiters hun data?

Google Analytics staat met stip op nummer 1, gevolgd door het Doelgroepen Dashboard en de Intelligence Group. Ook LinkedIn Talent Insights en Jobdigger zijn veelgebruikte bronnen bij zowel bureaus (die diensten verlenen op het gebied van recruitment) en corporates (bedrijven en non-profit organisaties). Opvallend is dat bureaus veel vaker eigen data verzamelen dan corporates en alleen ruim 20% van de bureaus gebruikmaakt van Jobfeed.

Meet de effectiviteit van je recruitment inspanningen

Recruitment KPI’s zijn er voor zo’n beetje alles wat meetbaar is in het wervingsproces. Ze helpen recruiters en recruitmentafdelingen om doelgerichter te werk te gaan en kansen voor verbetering te identificeren in het recruitment-proces. KPI’s kunnen ook een hulpmiddel zijn om investeringen in recruitment te onderbouwen en te evalueren.

Wil je beginnen met het gebruik van recruitment KPI’s, dan doe je er goed aan om je eerst af te vragen waarom je een bepaalde KPI zou gebruiken. Gebruik je al recruitment KPI’s dan is het goed om ze periodiek te evalueren. Daarmee voorkom je dat de cijfers het doel worden, terwijl de reden waarom je een indicator wilt optimaliseren uit zicht raakt. Zo kan een eenzijdige focus op ‘harde’ KPI’s zoals de time to hire en de cost to hire ‘zachtere’ factoren zoals de quality of hire en candidate experience negatief beïnvloeden.
Uit het RKG blijkt dat bedrijven zich vaak focussen op kosten, tijd en kwaliteit, terwijl non-profit organisaties zich voornamelijk richten op beleving en imago. Bureaus richten zich op beide. Ook bleek dat bureaus aanzienlijk meer recruitment KPI’s gebruiken (7) dan bedrijven (3) en non-profit organisaties (2).

Veel gebruikte recruitment KPI's

Time to hire

Time to hire – doorlooptijd – is overall de meest gebruikte recruitment KPI en ook per categorie (profit, non-profit, bureaus) de nummer één. Deze KPI meet de tijd tussen het openstellen en vervullen van de vacature. Time to hire bestaat uit een combinatie van interne (efficiëntie van het recruitmentproces) en externe factoren (beschikbaarheid van geschikte kandidaten). Sommige organisatie beperken het begrip tot de tijd tussen de sollicitatie en het tekenen van het contract.

Hiring velocity

Naast time to hire is hiring velocity een tijdgerelateerde KPI die aan populariteit wint. Het meet welk percentage vacatures is vervuld binnen een voor die vacature vastgestelde termijn.

Candidate experience

Candidate experience is een andere KPI die over de hele breedte vaak wordt gemeten (ca. 40% van de respondenten). Het is de meest gebruikte ‘zachte’ KPI. Candidate experience is de optelsom van ervaringen van de kandidaat tijdens het sollicitatieproces. Een negatieve candidate experience zal het werkgeversimago negatief beïnvloeden en ertoe leiden dat meer kandidaten (ook kansrijke) gedurende het proces afhaken.

Ook het gemiddeld aantal vacatures dat een recruiter in de portefeuille heeft, is over de hele breedte een vaak gebruikte KPI (ruim 40% van de respondenten).

Fulfilment ratio

Een vierde KPI die door alle typen organisaties vaak wordt ingezet is de fulfilment ratio. Dit is het aantal vervulde vacatures ten opzichte van het totaal aantal vacatures in een bepaald jaar. Net als time to hire is deze KPI deels afhankelijk van externe factoren (situatie op de arbeidsmarkt).

Minder gebruikte recruitment KPI's

Quality and bad hires

Quality of hire is een KPI die relatief vaak wordt gebruikt door bureaus en bedrijven, maar zeer weinig door non-profit. Deze KPI geeft inzicht in het percentage nieuwe medewerkers dat boven verwachting presteert. Bad hires staat juist voor het percentage dat minder dan verwacht presteert. Samen zeggen ze iets over de kwaliteit van nieuwe medewerkers.

Cost per hire

Ook cost per hire wordt redelijk vaak gebruikt door bureaus en bedrijven, maar weinig door non-profit. Deze KPI meet het gemiddeld benodigde recruitmentbudget per hire en geeft dus een indicatie van de efficiëntie van het recruitmentproces. Naar verwachting zal een andere kostengerelateerde KPI de komende jaren terrein winnen: hiring budget. Hierbij gaat het om de koster per hire als percentage van het bruto jaarsalaris dat de kandidaat gaat verdienen. De achterliggende gedachte is dat er een correlatie is tussen schaarste en hoogte van het salaris en bij een hoger salaris dus een hoger budget gerechtvaardigd is.

Conversie ratio

De recruitment conversieratio wordt door circa 35% van de bureaus en bedrijven en circa 25% van de non-profit organisaties gebruikt. Deze KPI meet welk percentage van de vacatures die een recruiter heeft uitstaan leidt tot een succesvolle plaatsing.

De minst gebruikte KPI's

De minst gebruikte KPI’s die in het onderzoek werden vermeld zijn sourcingsratio en retentieratio. Sourcingsratio is het percentage vacatures waarvoor een recruiter kandidaten direct benadert, bijvoorbeeld via LinkedIn. Vooral bureaus scoren hoog op deze KPI. Retentieratio meet het percentage medewerkers dat trouw blijft aan jouw organisatie in een bepaalde periode en geeft dus een indicatie van het personeelsverloop. Het is ook mogelijk de retentie van nieuwe medewerkers als KPI te definiëren. Dan gaat het om het percentage nieuwe medewerkers dat na een bepaalde periode (bijv. 6 maanden) nog werkt bij jouw organisatie.

What's next?

Een verschuiving naar online recruitment betekent dat je steeds meer kunt meten, met name ook van kandidaten die niet de eindstreep halen of zelfs niet reageren. Op de huidige arbeidsmarkt en die van de nabije toekomst lijkt het bereik van en engagement met potentiële (latente) kandidaten in steeds belangrijkere mate bepalend voor recruitment-succes. Door je performance vroeg in het proces te meten en te verbeteren kun je KPI’s als hiring velocity en hiring budget zonder twijfel positief beïnvloeden.

Een goed gekozen set recruitment KPI’s geeft inzicht in de performance van je recruitment-organisatie. Op basis daarvan kun je sturen en optimaliseren. Hoe meer de door jouw gekozen KPI’s op een eenduidige manier zaken meten waar je directe invloed op hebt, des te meer kun je aan de juiste knoppen draaien om jouw wervingsactiviteiten naar een hoger niveau te tillen.

Andere interessante blogs