Tips voor on- en offboarding van jouw freelancer

Waarom freelancers onboarden?

Volgens het CBS waren er in het eerste kwartaal van 2020 meer dan 1.1 miljoen ZZP’ers of ook wel freelancers genoemd, op een werkende beroepsbevolking van 9.1 miljoen.
Dit houdt in dat 12% van de beroepsbevolking ZZP’er of freelancer is, om het beeldender te maken:

1 op de 8 werkenden in Nederland is freelancer

Freelancers zijn er in allerlei branches en functies. Van monteurs tot projectleiders, van recruiter tot HR adviseurs. Opvallend is dat veel bedrijven kennismakingstrajecten hebben voor stagiaires, inwerktrajecten kennen voor vaste medewerkers, maar geen on- en offboardingstrajecten kennen voor de freelance populatie. Natuurlijk mag je verwachten dat een freelancer komt met de nodige kennis, soms zijn eigen materialen, meestal een specifiek gekaderde opdracht met doelstellingen en een einddatum. Maar, de snelheid waarmee een freelancer zich echter binnen de organisatie kan bewegen en daarmee efficiënt kan zijn, heb je zelf in de hand. Dit goed uitvoeren scheelt ook nog eens kostbare tijd. Een freelancer kent zijn vak, maar niet de gehele interne organisatie.

4 onboarding tips voor freelancers

Het is belangrijk dat de freelancer zich welkom voelt, maar ook weet waar zij of hij aan toe is. Met onderstaande tips voelt jouw freelancer zichzelf niet alleen welkom, maar is ook sneller en productief! Een win-win situatie:

1. Informeer de interne organisatie. Zorg ervoor dat de huidige werknemers op de hoogte zijn van de komst van de freelancer. Manage de verwachtingen en communiceer duidelijk waarom er gekozen wordt voor een freelancer en wat de opdracht van deze freelancer is. Dit voorkomt dat medewerkers zichzelf bedreigd voelen en zorgt ervoor dat de freelancer zich welkom voelt en iedereen efficiënt met elkaar kan samenwerken.
2. Welkom en agenda. Plan alvast een moment van welkom en eventueel losse introductiegesprekken in met collega’s en/of stakeholders binnen de organisatie. Wanneer er niet fysiek met elkaar gewerkt wordt, overweeg dan een videoconferentie of telefonische vergadering.
3. Stel vragen en manage verwachtingen. Vraag een freelancer van tevoren wat hij of zij nodig heeft om de opdracht succesvol te vervullen. Organigrammen van de organisatie, materialen of misschien tooling. Zorg dat deze gereed zijn voor aanvang van de opdracht.
4. Tussentijdse evaluaties. Plan alvast contactmomenten in om de voortgang van het project te bewaken.

Hoe zit het met offboarden van freelancers?

Tijdens de coronacrisis hebben veel bedrijven (helaas) massaal afscheid moeten nemen van freelancers. Logisch, volkomen terecht en het risico wat je loopt als freelancer. Voor dit artikel is er gesproken met vijf freelancers uit de recruitmentbranche waarvan de opdracht beëindigd of niet verlengd is als direct effect op de coronacrisis. Om verder te kunnen met werven van opdrachten, willen zij graag anoniem blijven in dit artikel. Wat opvalt is dat slechts 1 van deze 5 gesproken recruitment professionals een offboarding heeft gehad waar hij of zij positief over te spreken was.

"Ik ben gebeld door de directeur en heb de volgende dag mijn laptop ingeleverd. Afscheid heb ik genomen van de collega’s die op dat moment aanwezig waren. Nu ik erover nadenk heb ik eigenlijk nooit meer echt iets gehoord"

Op dit moment is het aantrekken van een freelance recruitment professional wellicht minder moeilijk, maar wat als de economie weer aantrekt? Zou bovenstaande freelancer ervoor kiezen om weer terug te komen bij de organisatie als de opdrachten hem of haar om de oren vliegen?

4 offboarding tips voor freelancers

Zorg daarom dat jouw freelancers de organisatie met een warm gevoel verlaten en maak gebruik van deze 4 offboarding tips:

1. Exitgesprek. Plan een exitgesprek om de freelancer te vragen naar zijn of haar ervaringen. Omdat freelancers buiten de organisatie staan kunnen zij ook veel inzichten verschaffen over ervaringen met de interne organisatie en processen.
2. Afscheidsmoment. Corona of niet, een afscheidsmoment met de collega’s of stakeholders is altijd mogelijk. Al is het via een videocall.
3. Aanbevelingen. Heb je een goede verstandhouding met de freelancer gehad en ben je tevreden over het afgeleverde werk, geef hem of haar dan een referentie of aanbeveling mee.
4. Bedankje. Bedank de freelancer, een kaartje of bloemetje waardeert iedereen.

Lopen jouw werkzaamheden vanwege corona terug? Staat een gedeelte van jouw vacatures on hold tijdens deze coronacrisis? Dan zou ik zeggen:
Tijd om het on- en offboardingsproces van freelancers eens onder de loep te nemen.
Bestaat er al een proces voor stagiaires of vaste medewerkers? Gebruik deze dan als leidraad en kijk welke elementen ook voor freelancers van toepassing kunnen zijn. Freelancers zijn tenslotte ook maar gewoon mensen.
Veel freelancers hebben een groot netwerk in de branche. Zorg voor een goede on- en offboarding en wie weet wordt de freelancer jouw nieuwe ambassadeur.

Dit artikel is geschreven door Paula Bakker, interim corporate recruiter. Op 28 juli verschijnt er weer een nieuwe blog van Paula!