Wat is (online) onboarden?
Inwerken, leren, coachen of onboarden, er zijn vele benamingen om een nieuwe werknemer up-to-speed te krijgen. Een volledig onboardingstraject duurt gemiddeld 90 dagen. Alleen, wat houdt het in? Onboarden is het strategische proces van informeren, trainen en coachen van nieuwe collega’s. Timing is hierbij een belangrijke factor! Tussen het tekenen van de arbeidsovereenkomst en de daadwerkelijke eerste werkdag zit een tijdsperiode. Deze periode kan worden gebruikt voor het regelen van de administratieve zaken, meenemen in de kernwaarden van de organisatie, ontmoeten van de collega’s via Microsoft Teams, het toesturen van de benodigde apparatuur en installeren van de software waarmee het nieuwe teamlid aan de slag moet. Het is fijn als het nieuwe teamlid zijn eerste werkdag direct inzetbaar is, zeker wanneer het om flexkrachten gaat! Goed online onboarden voorkomt dat nieuw talent binnen enkele maanden teleurgesteld afhaakt, waardoor je weer van voren af aan kunt beginnen.
Zorg tijdens het online onboarden voor goede videocall software
Het online onboarden zal vooral middels videocalls gedaan worden. Zorg dat je goede videocall software in huis hebt en geef instructies aan de nieuwe werknemer hoe hij of zij dit goed kan opzetten. Veel gebruikte videocall software zijn:
Gestructureerde en goede onboard agenda
De collega’s digitaal ontmoeten voordat het nieuwe teamlid de geschiedenis en kernwaardes van het bedrijf kent is ongemakkelijk. Het is ook ingewikkeld wanneer de organisatie via intranet werkt en de startende collega zijn apparatuur nog niet heeft ontvangen. Meeten om het meeten laat een slechte indruk achter, dus een gestructureerde en goede online onboarding agenda is belangrijk. Bereid dit goed voor!
Wat kun je al voor de eerste werkdag doen?
Ondertekenen van arbeidscontract en loonheffing
Stuur geen apparatuur op of geef nog geen toegang tot het intranet wanneer er nog geen contract ondertekend is. Klinkt logisch, maar het wordt toch vergeten. Plan een video call in om het contract door te nemen, zodat beide partijen weten wat ze ondertekenen. Zo weet je zeker dat iemand weet waarvoor hij of zij tekent en met een goed vertrouwen aan de slag gaat.
Opsturen apparatuur en installeren bijbehorende software
Zonder apparatuur en geïnstalleerde software kan iemand niet beginnen. Stuur de apparatuur op tijd en aangetekend op en plan meerdere video call sessies in om samen met het nieuwe teamlid de software goed te installeren. De nieuwe collega begint zo met alle software goed geïnstalleerd en de benodigde kennis over de software.
Documentatie over de organisatie
Geef de nieuwe werknemer de kans om zich goed voor te bereiden. E-mail PDF’s, PowerPoints of whitepapers over:
- (Online) content over de organisatie
- Historie, business, ambities, waardes & cultuur van de organisaties
- Lijst met klanten en partners. Inclusief, logo’s, informatie over de contactpersonen (met foto) en doelen die behaald moeten worden
- Lijst met collega’s. Inclusief functie, LinkedIn profiel en gegevens. Zo kan de nieuwe werknemers contact leggen met zijn of haar aanstaande collega’s
- Finance: jaarverslag, financiële rapportages, lopende of toekomstige projecten)
Er is meer documentatie die je van tevoren kan e-mailen, dit is per organisatie verschillend, maar het bovenstaande rijtje geeft een goede basis.
Meet the teammembers
Wanneer het nieuwe teamlid de lijst van collega’s heeft doorgenomen is het goed om een algemene videocall in te plannen om iedereen virtueel te ontmoeten. Maak er een leuke quiz van of speel een virtueel spelletje om elkaar beter te leren kennen.
Koppel het nieuwe teamlid na deze meeting aan een buddy die in dezelfde functie zit. De buddy kan hem of haar wegwijs maken in de organisatie. Vergeet de nieuwe collega ook niet toe te voegen aan de algemene chatgroep op bijvoorbeeld WhatsApp, Slack, of Yammer.
Voor de eerste werkdag
Plan een laatste videocall voor de eerste werkdag in om te checken of iemand zelfverzekerd aan zijn eerste dag begint:
- Weet de nieuwe werknemer genoeg om te starten?
- Kent hij of zij de belangrijkste contactpersonen?
- Is het duidelijk wat er in de eerste week aan werkzaamheden liggen?
- Zijn de doelen met bijbehorende deadlines duidelijk?
Zorg in deze call dat jullie samen een agenda opzetten voor de komende periode. Plan ook gelijk alle videocalls in als de virtuele vrimibo, kennismakingsgesprekken, meetings met de directe manager, etc.
Virtuele kantoor tour
Nu de nieuwe collega niet naar kantoor kan komen, kun je hem of haar wel een virtuele kantoor tour geven. Plan een telefonische videocall in, wanner jij even naar kantoor gaat om middels video een tour te geven door het kantoor.
Laat de werkplek zien waar de nieuwe werknemer gaat werken na de huidige situatie, waar de vergaderen zalen zijn, welke vrimibo drankjes jullie drinken en hoe de omgeving buiten het kantoor eruit zit. Dit maakt het kantoor toch een beetje meer vertrouwd!
Meer leren over onboarden?
Goed onboarden is onderdeel van de candidate journey. Dit onderwerp komt uitgebreid aanbod in onze Leergang Arbeidsmarktcommunicatie. Lees meer informatie over deze opleiding:
