Door de krapte op de arbeidsmarkt en toenemende aantal vacatures is de workload van recruiters dusdanig hoog geworden. Uit Recruitment Kengetallen 2019 is gebleken dat er een verband is tussen de workload van een recruiter en de doorlooptijd, effectiviteit, fulfillment ratio en cost per hire. De vraag is: hoe kan je de workload van recruiters serieus verlagen? Recruitment Accelerator heeft 10 quick wins opgesteld waarmee de workload van recruiters kan worden gereduceerd. De eerste vijf quick wins lees je in deel 1 van het artikel.

#6 Uitbesteden media

Het zelf posten van vacatures is niet iets dat een recruiter zou moeten willen doen. We hebben jaren de recruiter als allrounder gezien, maar de arbeidsmarkt is daarvoor te complex geworden. Alle grote uitzenders en bureaus hebben deze taak inmiddels weggehaald bij de recruiter en gecentraliseerd. Net zoals veel corporates, die deze werkzaamheden hebben uitbesteed aan partijen als Adver-Online, Brandmannen, Brockmeyer en Vonq of geautomatiseerd via multiposters zoals Ingoedebanen, Knollenstein (recruitment technologies), Broadbean of mirmir. Steeds meer zien we dat de inzet van jobboards, social media en andere wervingsmedia niet meer bij de recruiter ligt. Het is een vakgebied -net zoals het schrijven van vacatureteksten- dat veel beter kan worden uitbesteed aan specialisten. Makkelijke uren om te winnen in de workloadreductie van recruiters.

#7 CV parsing gebruiken

Elk zichzelf respecterend recruitmentsysteem heeft de functionaliteit van CV Parsing van Textkernel. Een recruiter zou (nagenoeg) geen administratieve handelingen moeten doen om een CV te classificeren en in een systeem te krijgen of van systeem naar systeem om te zetten. Toch gebeurt het nog vaak dat recruiters rustig 10 of meer minuten (!!) aan administratieve handelingen moeten doen per CV. Dit gebeurt bij meerdere van de meest populaire werkgevers in Nederland. Hier verlies je echt de ‘war for talent’ terwijl je dit met moderne recruitmentsystemen, het gebruik van CV parsing en het hebben van de juiste recruitment data infrastructuur terug kunt brengen naar een standaard controle van een paar minuten (en het liefst nog minder). Een boodschap aan iedereen die met een systeem werkt: zet CV Parsing aan en ga gebruik maken van een standaard datastructuur.

#8 Geen dubbel werk doen

Veel recruiters hebben niet de verantwoording om beslissingen te nemen over uitnodigen, afwijzen en aannemen. Deze beslissing ligt bij de hiring manager. Als het gaat om afwijzen en aannemen zie ik het duidelijke samenspel tussen recruiter en hiring manager. Maar bij het al dan niet uitnodigen van een sollicitant/kandidaat zou de hiring manager geen rol moeten hebben. Wat is de rol van de recruiter anders nog? Wanneer een recruiter deze beslissing niet autonoom en zonder overleg met de hiring manager kan nemen, gaat veel kostbare tijd en effectiviteit verloren. De recruiter wordt niet empowered en kan niet zijn/haar professionele rol pakken. Anders gezegd, een recruiter moet autonoom verantwoordelijk zijn voor de eerste pré-selectie en/of selectieronde. Op die manier kan de workload verder worden gereduceerd.

#9 Een opgeleide recruiter is veel effectiever

Bij tip 8 hoort vanzelfsprekend een opleiding, net zoals de training van ‘nee’ zeggen bij tip 2. Een vakvolwassen recruiter is veel effectiever, kan een proces beter begeleiden, hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden en de verwachtingen van de hiring manager beter managen. Probleem is vaak dat er geen tijd of budget is voor bijv. een leergang recruitment. De realiteit is dat die 2.695 euro al vaak binnen een week na de opleiding zijn terugverdiend. Dit is nog los van het werkplezier van de recruiter en de retentie. De begeleiding op de werkvloer is natuurlijk ook erg belangrijk, maar het vak recruitment is meer dan alleen uren maken. Workload reductie wordt gerealiseerd door slimmer werken, niet door harder werken.

#10 Niet binnen 90 dagen ingevuld betekent helemaal opnieuw beginnen

Wanneer er onverhoopt toch een vacature tussen zit, waarbij de 90 dagen wordt gehaald zonder dat iemand is aangenomen, dan moet de spelregel zijn: vacature terugtrekken en helemaal opnieuw beginnen. Na 90 dagen een vacature niet ingevuld hebben, is er sprake van een ‘mis-hire’. Een bittere pil, maar ook een signaal dat er ergens iets niet goed is gegaan in het proces. Dat betekent schouders rechten en het proces helemaal vanaf nul opnieuw beginnen. Opnieuw kijken naar de haalbaarheid, de wervingstekst, het (arbeidsvoorwaardelijke) aanbod en de sourcingsinzet. Doorgaan na 90 dagen is veelal de theorie van waanzin… hetzelfde doen en hopen op een beter resultaat. De kans dat een vacature na 90 dagen wordt ingevuld, neemt alleen maar verder af (en was al heel klein).

De reductie van de workload ligt in het handbereik van elke recruiter en kan een sterke strategie zijn van elke recruitment manager. Gewoon beginnen, doen en genieten….. zo eenvoudig kan succes zijn!

Alles leren over het recruitmentvak en jouw workload verlagen?

Neem dan deel aan de Leergang Recruitment. De Leergang is in oktober al uitverkocht, maar zal op 25 november opnieuw van start gaan. In 2x2 dagen leer je de basisprincipes van het recruitmentvak kennen en beheersen. Je leert succesvol te searchen, verleiden en interviewen. De onderdelen en tips die aan bod komen helpen je om jouw workload zoveel mogelijk in balans te houden. Lees meer, download de factsheet en/of schrijf direct in>>

Wil jij liever kijken hoe de workload in balans gebracht kan worden voor de recruiters van jouw organisatie door je te richten op het strategische gedeelte? Dan is de Leergang Strategisch Recruitment interessant voor jou. In 2x 2 dagen leer jij naast het beheersen van de basisvaardigheden, de actuele ontwikkelingen van het vak en ga je met de trainers en medecursisten een stapje verder als het gaat om Tech, KPI’s, strategie, planning en beïnvloeden. Je leert alles om alvast invloed uit te oefenen om als senior, lead of manager gewenst advies te geven. Lees meer, download de factsheet en/of schrijf direct in>>

Nieuwsgierig naar de eerste 5 quick wins?

Bekijk hier de eerste vijf tips om de workload van recruiters te verlagen. Of meld je aan voor onze tweemaandelijks nieuwsbrief en je wordt via de mail geïnformeerd over de de laatste nieuwsberichten en opleidingen van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie.