Uit Recruitment Kengetallen 2019 blijkt een duidelijke relatie tussen de workload van de recruiter (het aantal vacatures dat hij/zij gelijktijdig in portefeuille heeft) en de doorlooptijd, effectiviteit, fulfillment ratio en cost per hire. Wanneer de workload gemiddeld 7 vacatures bedraagt, is een recruiter in staat 67 hires per jaar te maken met een budget van iets meer dan 150.000 euro. Het gemiddelde ligt in Nederland op een workload van 13 vacatures, wat resulteert in 62 hires tegen 282.000 euro. Een lagere workload levert vijf hires meer op en bespaart 132.000 euro. Belangrijker is misschien zelfs nog dat de fulfillment ratio stijgt met 12%, wat betekent dat veel minder vacatures open blijven staan. Een directe schadepost voor de organisatie die daarmee wordt voorkomen.

Van groot belang om de workload van recruiters te verlagen

Bron: Recruitment Kengetallen 2019

Bovenstaande tabel laat duidelijk zien dat het belangrijk is dat de workload van recruiters omlaag gaat. Iets dat recruiters maar al te graag willen, zodat ze hun vak beter kunnen uitoefenen en ook van hun vak kunnen genieten. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan in een periode met een recordaantal vacatures, schaarste van kandidaten en ook een groot tekort aan recruiters. Je kunt natuurlijk een lijn in het zand trekken en zeggen dat een fulltime recruiter nooit meer dan 7 vacatures in zijn/haar portefeuille kan hebben en vervolgens pas met een nieuwe vacature kan beginnen als er één is ingevuld, maar dat is veelal geen realistisch scenario. Er zijn ook andere manieren om de workload van recruiters serieus te verlagen. Daarvoor moeten we wel een paar dingen anders gaan doen, de recruiter, maar nog veel belangrijker de Recruitment- en HR Manager en de hiring manager. Recruitment Accelerator heeft 10 quick wins onder elkaar gezet die de workload van de recruiter reduceert.

#1 Implementeer Calendly

Met Calendly kan een kandidaat direct een afspraak plannen in de agenda van de recruiter of de hiring manager. Dit scheelt veel tijd in afstemming. Ook voor interne afspraken tussen een recruiter en hiring manager is dit een oplossing om als recruiter regie te houden en netjes deze aap op de schouder van de hiring manager te zetten. Naast Calendly zijn er nog andere tools zoals timetrade.com en scheduleonce.com. Meer lezen, dan is deze blog zeker een aanrader.

#2 Zeg ‘nee’ tegen onmogelijke opdrachten

Een van de belangrijkste dingen dat recruiters wordt geleerd tijdens recruitment opleidingen is om ‘nee’ te zeggen tegen onmogelijke opdrachten om het schaap met 5, 6 of zelfs meer poten te vinden. Nee zeggen is voor recruiters -en zeker bureaurecruiters- erg lastig omdat ‘we’ zo niet getraind zijn. Toch is ‘nee’ het meest krachtige instrument in de reductie van workload. Gaan werken aan een onmogelijke vacature is frustrerend en drukt de kwaliteit en effectiviteit op de andere vacatures. Ook voor de werkvreugde werkt het niet mee.

Om nee te zeggen heb je vaak ervaring nodig, en onderbouwing met data helpt daarin ook. Maar het krachtigste van ‘nee’ zeggen, is dat het intake gesprek dan pas echt begint. Nee betekent dat je met een vacaturehouder/opdrachtgever het gesprek kan aangaan om tot ‘ja’ te komen en wel haalbare criteria kunt formuleren. Om hier goed in te worden, is het aan te raden om met je collega’s tientallen keren rollenspellen te spelen om dit te leren.

#3 Vacature-intake automatisering

De vacature-intake is één van de belangrijkste onderdelen in het recruitmentproces. Maar veel van dit proces bestaat uit standaardstappen. Wat standaard is, kan worden geautomatiseerd en daar speelt de start-up Recruitment Accelerator handig op in. Op het moment dat de aanvraag binnenkomt bij de recruiter, wordt de uitnodiging om de geautomatiseerde intake in te vullen al teruggestuurd. Drie dagen later ligt er een wervingsadvies, wervingstekst en doelgroepanalyse in de mailbox en kan de werving beginnen. Daarmee wordt tijd bespaard (gemiddeld 2 weken), de hiring manager blij gemaakt, de recruiter ontlast en professionaliteit van de recruitment afdeling gewonnen. Tevens kan onderbouwd een onhaalbare vacature (de ‘nee’), worden gedraaid naar een haalbare vacature en kunnen de verwachtingen perfect worden gemanaged.

#4 Tijd in agenda hiring manager reserveren

Na het doen van de intake en nog voordat de vacature live wordt gezet, alvast een aantal blokken van bijvoorbeeld 2 x 1,5 uur reserveren in de agenda van de hiring manager voor de interviews kan ook tijdwinst opleveren. Afspraken uit de agenda halen omdat je er te veel hebt ingepland zijn eerder een cadeau voor de overvolle agenda van de hiring managers dan een belasting. Een afspraak later in het proces inplannen om met een kandidaat op korte termijn af te spreken is vaak een time (en motivatie) killer. Plan in het begin van het proces alvast interviewblokken in bij de hiring manager.

#5 Afspraken niet verzetten

Een andere belangrijke spelregel is om een gemaakte afspraak met een kandidaat (met jou als recruiter of hiring manager) nooit te verzetten. Als je begint met schuiven, dan is het einde zoek en verlies je alleen maar kostbare tijd. Tijd die je juist wilde winnen om de workload te reduceren. Afspraak is afspraak.

Alles leren over het recruitmentvak en jouw workload verlagen?

Neem dan deel aan de Leergang Recruitment. Deze succesvolle leergang gaat maandag 7 oktober voor de zesde maal van start. Er zijn nog enkele plaatsen beschikbaar. In 2x2 dagen leer je de basisprincipes van het recruitmentvak kennen en beheersen. Je leert succesvol te searchen, verleiden en interviewen. De onderdelen en tips die aan bod komen helpen jou om jouw workload zoveel mogelijk in balans te houden. Lees meer, download de factsheet en/of schrijf direct in>>

Wil jij liever kijken hoe de workload in balans gebracht kan worden voor de recruiters van jouw organisatie door je te richten op het strategische gedeelte? Dan is de Leergang Strategisch Recruitment interessant voor jou. In 2x 2 dagen leer jij naast het beheersen van de basisvaardigheden, de actuele ontwikkelingen van het vak en ga je met de trainers en medecursisten een stapje verder als het gaat om Tech, KPI’s, strategie, planning en beïnvloeden. Je leert alles om alvast invloed uit te oefenen om als senior, lead of manager gewenst advies te geven. Lees meer, download de factsheet en/of schrijf direct in>>

Nieuwsgierig naar de laatste 5 quick wins?

Houd onze website in de gaten, binnenkort volgen de 5 laatste tips. Of meld je aan voor onze tweemaandelijks nieuwsbrief en je wordt via jouw email geïnformeerd over de de laatste nieuwsberichten en opleidingen van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie.



Foto: unsplash.com