De recruitment manager gaat naar de directie

En dan gaat de telefoon. De directeur zelf met een belangrijke vraag voor de recruitment manager. “Komend jaar gaan we flink groeien en met het verloop erbij is er een flinke recruitmentbehoefte. Er moeten 250 personen aangetrokken worden en recruitment is speerpunt voor 2018.”  Yes we doen weer mee denkt de recruitment manager. Recruitment staat weer op de agenda van de directie.

Wat kan de recruitment manager leren van de IT Manager?

Maar wat zou een IT manager zeggen als de directie de volgende opdracht zou geven… “Wij willen op 1 juli 2018 salesforce implementeren en het budget is 300.000. Succes”? ...Precies, de IT Manager zou zeggen “Zal ik mijn werk doen en o.b.v. technische specificaties, wensen en eisen aangeven welk CRM pakket het beste past bij de behoefte van onze organisatie? Ik zal tevens met een planning en budget komen over wat realistisch is”.

Bij recruitment laten we vaak het kaas van het brood eten door ‘niet-recruitmentspecialisten’ (lees: Directie, HR management, Lijnmanagement) en gaan rennen met een opgelegde (veelal niet realistische) planning en budget. We zouden daarentegen van de aanpak van de IT Manager moeten leren.

De verkeerde aanpak

Ik zie nu te vaak dat recruitment managers in de ‘actie en please modus’ schieten om per direct te gaan handelen op het eerste verzoek van de directie. De meest gehanteerde Pavlov-reactie is door meer van hetzelfde te doen om de problemen op te lossen. Meer interim recruiters (vaak onvoldoende opgeleid en vakbekwaam), meer bureaus en meer LinkedIn om het ‘burning recruitment platform’ maar een beetje te blussen. Een volstrekt logische reactie, en dat is nu precies niet wat u moet doen. Nu u (lees: recruitment manager/recruiter) bedrijfskritisch bent, is dit ook het moment om te laten zien waar uw toegevoegde waarde ligt. Namelijk in het structureel oplossen van de wervingsbehoefte en het vergroten van de kwaliteit van de instroom. Dit is hard nodig want in de komende twee jaar gaat dat ‘burning platform’ alleen maar harder branden nu de arbeidsmarkt krapper wordt. En het blusmateriaal waar u op korte termijn naar kunt grijpen, is olie op het vuur gooien. We moeten uit een ander vaatje tappen….

De juiste aanpak

Op het moment dat de vraag vanuit directie komt, zou de reactie moeten zijn…. “Mijn team gaat kijken wat en onder welke condities dit haalbaar is op korte termijn en tegelijkertijd komen we met een plan, budget en tijdpad om de wervingsproblemen structureel op te lossen”.
Voor dit plan kunt u een aantal instrumenten gebruiken. Boven alles heeft u een goed getraind en opgeleid team nodig en volledig grip op alle relevante doelgroep- en arbeidsmarktinformatie. Zonder data kan de urgentie van geen enkel plan worden onderbouwd. Tevens ligt hier de basis van het verwachtingsmanagement en de onderbouwing van uw structurele oplossing. De tijd van varen op buikgevoel is nu echt voorbij. Deze interne en externe data verwerken we in twee modellen die de basis vormen van een werkzame recruitmentstrategie.

Twee essentiële modellen in een recruitmentplan

Het eerste wat we moeten doen als de vraag vanuit de directie komt is deze 250 personen/vacatures onderverdelen in kwadranten op de assen van schaarste en bedrijfskritisch (zie onderstaand model). Hiervoor gebruik ik het model van Gabry van Beek, maar er zijn vele varianten van dit model. Essentieel is om te weten dat de assen relatief zijn. Stel dat alle 250 personen schaars zijn en bedrijfskritisch. Als u inzoomt zal de één toch schaarser en bedrijfskritischer zijn dan de ander. Uw eerste taak als recruitment manager is deze 250 te verdelen over de kwadranten waarbij alle kwadranten gevuld zijn. Hierdoor wordt helder waar uw primaire focus naar toe gaat (namelijk de bedrijfskritische vacatures). In de kwadranten staan de functies/functiegroepen met het aantal vacatures dat u daarin moet invullen. Bijv. in het kwadrant 4: strategische focus functies met grote schaarste staan:

  • 8 e-commerce marketeers
  • 12 Javanen

Terwijl in kwadrant 1 staat:

  • 24 trainees
  • 8 secretaresses

In uw recruitment aanpak zijn niet alle vacatures ‘equal’….

Sourcingsgrid

Per kwadrant (of subdoelgroep) maakt u vervolgens een sourcingsgrid. Voor een sourcingsgrid heeft u minimaal de volgende data nodig:

  • Huidige succesratio
  • Kwaliteit hires per kanaal (of inschatting)
  • Conversie ratio
  • Fte per hire
  • Kosten per hire (excl. personeelskosten/brede overhead)
  • Hoe vind de doelgroep zijn baan (Arbeidsmarkt GedragsOnderzoek)

Vanzelfsprekend kunt u nog veel meer data toevoegen aan het grid, zoals doelgroepgrootte, tijd, kosten van interimmers, employer branding e.d. Maar voor uw sourcingsstrategie gaat het vooral om de verdeling van middelen en invulling van uw strategie. In het onderstaand schema heb ik bijvoorbeeld de volgende keuzes gemaakt:

  • Ik kies voor meer kwaliteit in 2017. Focus op quality of hire. Natuurlijk zou ik meteen meer willen, maar een te grote stap in één jaar acht ik niet reëel.
  • Ik sluit bureaus niet uit. Enerzijds om het budget de dekken, anderzijds ook voor de ‘hard to fill’.
  • Ik ga er vanuit dat door de krapte in de markt, de cost per hire met 25% zal stijgen, evenals de in-effectiviteit van de recruitmentinspanning in 2018.

Voor kwadrant 4 met een Quality of hire strategie heb ik voor mijn sourcingsstrategie 0,5fte dedicated recruitment capaciteit nodig en 80.000 euro aan budget.

Ik zou ook voor een lager budget strategie kunnen kiezen. Scheelt 50.000 euro en zit een iets groter risico in dat we geen 100% fulfillment halen (geen bureaus). Kwaliteit is lager en verloop en kosten op termijn zeker hoger. 0,5 fte dedicated recruitment is wel nodig.

Met deze schema’s in de hand kunt u plannen goed onderbouwen. Maar er zijn nog een aantal modellen waar u op terug kunt grijpen, zoals:

  • Positionering
  • Benchmarking employer benefits
  • Candidate Journey/candidate exerience
  • Lean recruitment
  • EVP/ Employer branding

Een ding is zeker…. Deze modellen helpen u om de schaarste van 2018 te lijf te gaan en regie te voeren aan de directietafel. Met dit soort modellen neemt u de lead in de Talent Acquisition van een organisatie en zet u de agenda bij de directie. Misschien kunt u nu de kaas kiezen in plaats dat het van uw brood wordt gegeten….

Blog door Geert-Jan Waasdorp

Geert-Jan Waasdorp neemt de deelnemers van de Leergang Recruitment Advanced mee in het strategisch doelgroepgericht werven. Hoe kunt u in een ogenschijnlijk lege visvijver toch meer dan een fair share of the market krijgen. Hoe werft u slimmer en beter dan uw concurrentie. Credo van Geert-Jan Waasdorp is dat schaarste niet bestaat. Wel slechte wervingsstrategieën.

Informatie over de Recruitment leergangen

  • Leergang Recruitment Advanced: deze opleiding van 2×2 dagen start op donderdag 1 februari. Doel is om van vakprofessional te gaan naar sterke gesprekspartner en beïnvloeder voor het management. Naast het beheersen van basisvaardigheden, gaan de experts in deze Advanced opleiding in op de actuele ontwikkelingen van het vak en een stapje verder als het gaat om Tech, KPI’s, strategie, planning en beïnvloeden. Zij leren u alles om alvast invloed uit te oefenen om als senior, lead of manager gewenst advies te geven. Lees meer, download de factsheet of schrijf u direct in.
  • Leergang Recruitment: de tweede praktische opleiding van 2 x 2 dagen start maandag 29 januari 2018. In 4 dagen leren de deelnemers van de beste specialisten uit de recruitmentpraktijk wat recruitment is en hoe zij succesvol kunnen searchen, verleiden en interviewen. Lees meer, download de factsheet of schrijf u direct in.