Vol trots staan recruitment managers vaak te vertellen over de KPI performance die ze hebben gerealiseerd met hun team. De performance indicator is dan nagenoeg nooit óf de aannames die zijn gerealiseerd ook succesvol zijn binnen de organisatie, maar eerder dat ze de cost per hire omlaag hebben gekregen óf de time to hire/fill substantieel sneller hebben gekregen. “De gemiddelde time to hire is van 64 dagen naar 28 dagen gegaan”. Natuurlijk is een reductie van gemiddeld 36 dagen substantieel, maar het laat de belangrijkste vraag onverlet: hoeveel aannames waren binnen de gestelde deadline/termijn. Als de organisatie de mensen binnen 21 dagen nodig heeft, dan is het overgrote gedeelte nog steeds te laat ondanks de reductie van 36 dagen.
Sinds 2007 meet Intelligence Group de Recruitment Kengetallen in Nederland. Daarover zijn al verschillende publicaties gedaan, en deze kengetallen gaan steen vast ook over de traditionele recruitment KPI’s. Naar alle waarschijnlijkheid wordt in 2021 het laatste Recruitment Kengetallen rapport geschreven dat over deze KPI’s gaat. Er zijn nieuwe KPI’s die hetzelfde beoogde doel meten, alleen beter. Organisaties die al jaren sturen op de KPI’s ‘cost per hire’, ‘time to hire’ en/of ‘time to fill’ samen met ‘Quality of Hire’, wil ik adviseren om naar een nieuwe generatie KPI’s over te gaan. Voor organisaties die nog moeten beginnen met het meten en sturen op recruitment KPI’s kan ik alleen maar zeggen... er zijn effectievere, relevantere en makkelijker meetbare KPI’s om je recruitment mee aan te sturen dan de bestaande KPI’s.
Geert-Jan Waasdorp
Geert-Jan Waasdorp is oprichter van Intelligence Group, de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie en Werf&.
Met een nuchtere, onafhankelijke, praktische en feitelijke kijk op de arbeidsmarkt adviseert Geert-Jan werkgevers, variërend van doelgroepgerichte werving, employability tot en met internationale recruitmentvraagstukken
Nieuwe inzichten en nieuwe recruitment KPI’s
Voor mijn nieuwe inzichten heb ik me volledig laten inspireren door het boek Hiring Succes van Jerome Ternynck. De verschillen tussen de nieuwe en oude KPI’s zijn als volgt:
- In plaats van sturen op de gemiddelde cost per hire (wat kost het gemiddeld om een vacature in te vullen), sturen op een percentage van de loonsom afhankelijk van hoe makkelijk/moeilijk iemand te werven is.
- In plaats van sturen op de gemiddelde tijd dat een vacature wordt ingevuld (of dat een nieuw persoon start in zijn/haar nieuwe functie), sturen op het percentage van de vacatures dat op tijd is ingevuld.
- Nu wordt veelal de Quality of Hire niet gemeten omdat dit vaak complex is en de definitie van ‘Quality of Hire’ niet eenduidig is vast te stellen. Daarom zou je eenvoudig na een x-aantal dagen na de start van de werknemer in zijn/haar nieuwe rol aan zowel de hiring manager als werknemer kunnen vragen of ze matchen in de rol waarvoor ze zijn aangenomen. Scoren de een 9 of 10 op een schaal van 1-10 heb je een goede hire gemaakt.
| Oud | Nieuw |
| Cost per Hire | Hiring Budget |
| Time to Hire/ Time to Fill | Hiring Velocity |
| Quality of Hire | Net Hiring Score |
De KPI: Hiring Budget
Ten opzichte van cost per hire, gaat hiring budget al van een hele andere filosofie uit. Hiring budget gaat over investering, terwijl cost per hire gaat over kosten. Investering vs. kosten. Bij Hiring Budget gaan we uit dat recruitment een budget nodig heeft van tussen de 5 en 20% van de jaarlijkse loonkosten van de personen die ze gaan aannemen. Stel dus eenvoudig gezegd dat het opgetelde jaarsalaris van de aan te nemen personen dit jaar 2,5 miljoen euro is, dan ligt het budget tussen de 125.000 en 500.000 euro. Afhankelijk van de wervingshaalbaarheid van de te werven doelgroep, vast te stellen door o.a. het gebruik van het DoelgroepenDashboard, het aantal te maken hires (door het dekken van o.a. de vaste kosten) en de beoogde kwaliteit van de hires is het percentage hoger of lager. Als je het zo leest, niet alleen makkelijk uit te rekenen (per doelgroep), maar ook heel logisch, namelijk:
- Het salaris reflecteert vaak ook de schaarste van een doelgroep. Hoe schaarser de doelgroep, des te meer budget heb je nodig
- Werving & Selectie bureaus werken al sinds mensenheugenis op deze manier. Zij doen dat vaak voor een percentage tussen de 18 en 24%. Hoe schaarser de doelgroep, des te hoger het budget (en percentage).
- Hoe meer budget, des te meer middelen en resources heeft recruitment/talent acquisition tot haar beschikking om tot de beste hires te komen
- Elke doelgroep/industrie heeft haar eigen normen. Daarmee zou je moeten benchmarken. Helaas zijn deze benchmarkgetallen in NL/Europa (en waarschijnlijk ook daarbuiten) niet beschikbaar.
De KPI: Hiring Velocity
Het meten van de Hiring Velocity is zeer eenvouding. Het is het percentage van de vacatures dat op tijd is ingevuld. De definitie van ‘op tijd’ kan per vacature, doelgroep of periode verschillen. Dat kan -desgewenst- bij elke vacature-intake opnieuw worden vastgesteld. Vervolgens is de constatering: “binnen de gestelde termijn gerealiseerd – Ja/Nee” de KPI.
Op het moment dat je als recruitment in staat bent om tijdig de juiste mensen aan te leveren, is het veel makkelijker om te plannen, een forecast te maken, wendbaar en flexibel te zijn als organisatie en heb je als recruitment veel directer impact op de business en dienstverlening. Je wordt voorspelbaarder en derhalve minder afhankelijk van derden zoals interimmers en flexwerkers. Volgens Smart Recruiter heb je vanaf 80% Hiring Velocity (4 van de 5 aannames zijn op tijd) een core competentie van recruitment gecreëerd en heb je een serieuze impact op het succes van de organisatie.
De KPI: Net Hiring Score (NHS)
Ik zou niet persé willen adviseren om de Quality of Hire al overboord te zetten. Zeker niet als de QoH uitgaat van de performance van de aanname, en daarmee de toegevoegde waarde voor de organisatie ook op de lange termijn. De NHS is meer voor de korte termijn, en zegt veel meer iets over de match tussen de (nieuwe) werknemer en de (nieuwe) rol in het (nieuwe) team die hij/zij is gaan vervullen. De NHS wordt gemeten langst de as/meet methodologie van de NPS-score door
- Aan de hiring managers de volgende vraag te stellen (in de proeftijd of een andere periode tussen de 15-60 dagen): Op een schaal van 0-10, hoe goed past de nieuwe werknemer op de rol waarvoor hij/zij is aangetrokken?
- Stel aan de nieuwe medewerkers de volgende vraag (in de proeftijd of een andere periode tussen de 15-60 dagen): Op een schaal van 0-10, hoe goed is de match met de deze nieuwe baan voor u?
Je meet de NHS dus zowel bij de hiring manager als de aangenomen werknemer. Deze individuele scores geven natuurlijk geweldige input/inzicht om op persoonlijk niveau bij te sturen en bijv. bad hires, regretted losses of low performers te voorkomen. Je kunt snel ingrijpen. Op meer geaggregeerd niveau van KPI’s zegt het iets over de mate waarin je als recruitment team in staat bent om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen. Daarbij speelt recruitment een belangrijke rol, maar ook bijvoorbeeld het werken met getrainde hiring managers. Het uitrekenen van de NHS gaat hetzelfde als de NPS.
Moet je je oude KPI’s allemaal weggooien?
Het antwoord daarop is: natuurlijk niet. Als je daar al jaren op stuurt, moet je ze zeker niet direct overboord gooien. Maar ik zou je wel willen aanraden om deze nieuwe KPI’s ook te gaan meten en te kijken of en hoe je die kunt gebruiken. Ze gaan je namelijk beter helpen om je business case te bouwen, je plannen te onderbouwen, te differentiëren in je recruitmentstrategie en impact te maken op de business. Naar alle waarschijnlijkheid stap je daarna snel over. En voor iedereen die nog geen KPI’s meet, die had daarvoor misschien altijd een excuus. Maar vanaf vandaag is het een stuk makkelijker om deze te gaan meten en daarmee business impact te maken. Hoe je dat zoal doet, lees je ook in Hiring Success van Jerome Ternynck, de CEO van Smart Recruiters.
Meer informatie?
Ben jij een ervaren recruiter of recruitment manager en wil jij je verder ontwikkelen als sterke gesprekspartner voor het management? Schrijf je dan snel in voor de Leergang Strategisch Recruitment. Na deze leergang weet je hoe op basis van data en recruitmentkengetallen een recruitmentstrategie kan worden gemaakt en haal je meer resultaat uit jouw recruitment.
