Dag 2: Employee relationship management

Het belang van referral recruitment

Een belangrijk onderdeel van employee relationship management is het inzetten van medewerkers voor het vervullen van vacatures: referral recruitment. Uit het onderzoek De Stand van Werven dat midden 2021 werd gepubliceerd blijkt dat referral recruitment nog steeds erg hoog scoort. Wervingsprofessionals in Nederland werden gevraagd welke bronnen/middelen het meest van belang zijn voor het realiseren van hun wervingsdoelstellingen. Referral recruitment is weliswaar gedaald in populariteit in vergelijking met vorig jaar, maar staat nog steeds in de top 5. Allen LinkedIn is nog belangrijker, met een stijging van 75% naar 81%.

Model procedure referralprogramma (download)

Referral recruitment is een duurzame en efficiënte manier van werven. Als het goed is raken medewerkers meer betrokken. Het is wel belangrijk dat je duidelijke spelregels hebt. Als je geen duidelijke procedure voor je referralprogramma hebt, kan het averechts werken. Hieronder vind je een Worddocument met een modelprocedure voor een referralprogramma die je kunt gebruiken om medewerkers de werking van het programma uit te leggen.

Onderwerpen modelprocedure

In de modelprocedure worden de volgende paragrafen/hoofdstukken behandeld:

• Waarom een referralprogramma?
• Wie mogen er meedoen?
• Geldt het referralprogramma voor alle vacatures?
• Aanbrengbonus
• Waar moet een kandidaat aan voldoen?
• Hoe kan ik iemand voordragen?
• Hoe weet de door mij aangedragen kandidaat of hij/zij door is?
• Hoe word ik als medewerker op de hoogte gehouden?
• Wanneer krijg ik mijn aanbrengbonus?
• Meer vragen?

Download modelprocedure, docx, 28 kb (verschijnt linksonderin je scherm)

25 bronnen van kandidaten om een talentpool mee op te bouwen

Er wordt veel gesproken over talentpools, maar in de praktijk worden er maar weinig echte talentpools opgebouwd. Met een talentpool heb je genoeg geschikte kandidaten in de wacht staan om een vacature snel te kunnen vervullen. Alleen een talentpool hebben is niet genoeg. Je moet het ook goed inzetten. Wanneer je minder dan 50 procent van al je nieuwe medewerkers uit een talentpool haalt, haal je er zeker niet het maximale uit.

Een goede talentpool zorgt voor gekwalificeerde, betrokken kandidaten die vaak een kortere inwerktijd nodig hebben omdat je al een relatie met hen hebt en hun kwaliteiten kent.

Maar wie hoort er nu precies in je talentpool? Volgens de bekende HR-hoogleraar John Sullivan worden de meeste talentpools in de praktijk veel te smal gedefinieerd, omdat organisaties gewoon niet ver genoeg kijken. “Als je iedereen die je kent nauwgezet in je database stopt, kom je nooit mensen tekort”, zegt hij.

LET OP: blijf hierbij wel alert dat je de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naleeft.

Sullivan noemt 25 bronnen die niet mogen ontbreken wanneer je serieus een talentpool wilt opbouwen.

A. Iedereen die eerder kandidaat was

De meest voor de handliggende groep bronnen bestaan uit oud-kandidaten.

1.  Alle kandidaten in je recruitmentsysteem

Iedere organisatie kijkt naar mensen die recent hebben gesolliciteerd, maar veel organisaties laten mensen die 2 jaar geleden hebben geregeerd links liggen. Terwijl zij inmiddels wel 2 jaar extra ervaring hebben opgedaan! En je weet van hen dat ze jouw organisatie in elk geval ooit leuk vonden, en dat misschien nog steeds vinden als je hen benadert. Deze groep moet je vooral niet links laten liggen dus!

2. Second best kandidaten

Iemand die het nét niet is geworden voor de ene baan, kan best een topkandidaat zijn voor een andere baan. Schrijf ook hen dus nooit af!

3. Zij die ooit weigerden

Sommige finalisten kregen ooit een aanbod, maar besloten uiteindelijk toch niet te accepteren. Dit is geen reden tot wrok, maar juist om hen in de gaten te houden. Misschien liggen later de kansen wel weer heel anders.

4. Referrals

Soms raden je medewerkers mensen aan zonder dat er direct een vacature is. Zonde om verder niets met die mensen te doen. Voeg ook deze personen in je talentpool en bouw een langdurige relatie met hen op.

5. Kwalitatief goede open sollicitanten

Ook in tijden dat je geen vacature open hebt staan komen er sollicitaties binnen. Wijs je deze af zonder er ooit nog maar naar te kijken? Nee! Stel nu dat de vacature even later wel open komt, dan ben je misschien wel je droomkandidaat kwijt. Sommige organisaties accepteren geen open sollicitaties. Maar jij weet nu ook dat dat niet zo slim is. Het zijn vaak juist degenen die open solliciteren, de meeste tijd en moeite willen steken en meer geïnteresseerd zijn in jouw organisatie!

6. Kandidaten met nu te weinig ervaring

Sommige kandidaten hebben gewoon nog te weinig ervaring voor de vacature waarop ze solliciteerden. Geduld is dan een schone zaak. Wie weet zijn ze over 2 jaar wel de ideale kandidaat.

B. Iedereen die eerder bij je heeft gewerkt

Veel mensen hebben op één of andere manier al eens ooit voor je gewerkt. Waarom zou je hen niet vragen terug te komen in het geval van een vacature? Vaak denken organisaties negatief over een terugkeer van een oud-medewerker omdat de medewerker is weggegaan met een negatieve reden of omdat de organisatie de medewerker heeft ontslagen waar de medewerker negatief tegenaan kijkt. Maar dat zijn slechts aannames. In de praktijk blijkt dat 49 procent van werkende Nederlanders open staat voor een terugkeer naar een oud-werkgever.

7. Oud-medewerkers die vrijwillig vertrokken

Onderhoud een ‘corporate alumni-groep’ en vraag hen regelmatig of ze er zin in hebben om terug te keren als er een mogelijkheid voor is. En als ze geen zin hebben om terug te keren, vraag hen dan wel om referrals voor jouw eigen talentpool. Wie weet weten zij nog iemand die voor jou van waarde kan zijn.

8. (Vroeg)gepensioneerden

De economie verandert en mensen die ooit bij jou met pensioen zijn gegaan, kunnen nu misschien wel weer van waarde zijn. Waarom niet? Al is het maar voor deeltijd- of seizoenswerk.

9. Je beste uitzendkrachten en zzp’ers

Mensen die tijdelijk voor je hebben gewerkt, zijn mensen die je al kennen. En die misschien ook best wat langer voor je willen werken. Ze hebben zich niet voor niets ingezet voor jouw organisatie. Het is een kleine moeite om hen te vragen meer te komen werken!

10. Je beste stagiairs

Slechts 50 procent van de stagiairs blijft na afloop van de stage. Maar waarom zou je geen contact houden met de anderen? En waarom zou je ook geen contact houden met goede sollicitanten voor een stage of traineeship die het toen niet zijn geworden? Je kunt hun kwaliteiten al inschatten en vaak zijn ze in hun jaren na hun sollicitatie of traineeship hard gegroeid. Ook hier geldt: ze hebben eerder interesse getoond in je organisatie.

11. Werknemers van strategische partnerships

Misschien gebeurt het ongemerkt, maar iedere organisatie werkt met andere organisaties samen. De mensen daar ken je goed, je kent hun kwaliteiten en vaardigheden. Natuurlijk wil je geen enkele partner ‘leegroven’, maar af en toe een overstap van de een naar de ander kan voor beide partijen goed uitpakken. Reden genoeg om de contacten in elk geval warm te houden, zeker omdat ze je dan ook zullen onthouden mochten ze uit zichzelf vertrekken bij je partner.

12. Medewerkers van leveranciers en adviseurs

Ook mensen met wie je hebt gewerkt, mensen die je kennen, die de cultuur al een beetje geproefd hebben en misschien zelfs al een beetje trots op je organisatie zijn. Je neemt minder risico en de inwerktijd bij deze personen ligt vaak lager.

C. Iedereen die je al ‘goed’ bevonden heeft

Er zijn nog veel meer mensen met wie jouw organisatie of jouw medewerkers al contact hebben gehad en die op een of andere manier ‘akkoord’ bevonden zijn.

13. De netwerken van je medewerkers

Het is zeker aan te raden om je meest waardevolle medewerkers te vragen hun netwerken toe te voegen aan je talentpool. Dit is iets anders dan referrals: je vraagt alleen om namen van mensen van wie zij denken dat ze eventueel geschikt zouden zijn, en met hen ga je contact houden, je gaat ze niet meteen vragen voor een baan.

14. De namen die nieuwe krachten aandragen

Al tijdens de onboarding-fase is het verstandig om nieuwe medewerkers te vragen wie ze nog meer kennen in het vakgebied die ze goed vinden. Omdat ze nog niet zolang bij jouw organisatie werken, hebben ze vaak een goed zicht op wat er ‘buiten’ gebeurt.

15. De namen die je krijgt via je ‘benchmarks’

Een van de krachtigste, maar minst gebruikte manieren om jouw talentpool te vullen: zelf kijken wie het in jouw markt goed doet en met hen proberen een relatie aan te gaan, zonder meteen een baan aan te bieden.

16. De individuen die laten zien goed werk te leveren

Social media zoals Twitter en LinkedIn hebben veel talenten zichtbaar gemaakt, en het ook mogelijk gemaakt voor minder bekend talent om aan de oppervlakte te komen. Vraag ook gerust je medewerkers om namen van mensen die zij online bewonderen.

17. Netwerken van alumni en intervisiegroepen

Je medewerkers hebben een opleiding gedaan, of zijn er nog mee bezig. In al die trainingssessies doen ze contacten op, die mogelijk ook interessant zijn als toekomstig werknemer. Probeer hun contactgegevens daarom te achterhalen, en sla ze op in je talentpool.

18. Bloggers en sprekers

Sprekers op congressen en schrijvers voor blogs zijn altijd goed op de hoogte over de nieuwste zaken binnen je vakgebied. Ze zitten ook bomvol met nieuwe ideeën en durven hun mening te geven. Tevens hebben deze personen vaak een groot netwerk waar ook jij iets aan kunt hebben. Je doet er dus goed aan om hun naam in je database opnemen. Mochten ze ooit nog een baan zoeken, dan heb je aan hen een goede.

D. Alle andere bronnen

Buiten de eerder genoemde groepen zijn er nog meer bronnen voor je talentpool.

19. De contacten van de leden van de talentpool zelf

Als je contact houdt met de mensen in je talentpool, vraag ze dan één keer per jaar of ze nog andere mensen weten die eventueel geïnteresseerd zijn in hetzelfde aanbod als zij krijgen.

20. Je volgers op social media

Het zijn mensen die hebben aangegeven enige interesse in jou of een van je medewerkers te hebben. Vraag je medewerkers ook specifiek naar wie hen volgt of wie hen aanbeveelt.

21. De referenties van je nieuwe medewerkers

Ben je tevreden over een nieuwe medewerker? Vraag dan de referentie van die medewerker of hij of zij nog meer goede mensen weet. Het zijn blijkbaar mensen die weten wat voor personen jij zoekt. Beloon ze ook als ze nog meer goede mensen aandragen.

22. De externe referenties zelf

Vergeet niet de externe referenties zelf . Als de nieuwe medewerker goed is, dan is de kans groot dat de referentie ook goed is.

23. Je klanten

Onder je klanten zitten vaak mensen die je meer dan gemiddeld mogen en waar je misschien al jaren een goede relatie mee hebt. Je kent hun kwaliteiten als medewerker misschien niet altijd, maar ze hebben wel aantoonbaar interesse in jou.

24. Bezoekers van een van jouw evenementen

Mensen die op een van jouw evenementen zijn geweest, hebben belangstelling voor jou en zijn op een of andere manier bekend met jou. Waarom zou je geen contact met hen opnemen wanneer je een functie vrij hebt staan?

25. Je huidige medewerkers

Zie ook je huidige medewerkers als bron van mogelijke kandidaten voor een open vacature. Ze worden vaak onderschat en recruiters zijn nogal gewend ‘naar buiten te kijken’. Maar de beste mensen zijn vaak al binnenshuis. Vergeet dus niet om hen ook te volgen en te benaderen in geval van vacatures.