Strategische personeelsplanning blijkt vaak een uitdagende taak te zijn. Maar volgens Geert-Jan Waasdorp is het gemakkelijker dan we denken als we de toekomst als uitgangspunt nemen. Maar hoe doen we dat precies? In deze blog lees je er meer over.

Het CBS benoemt de vergrijzing als grootste oorzaak van de huidige arbeidsmarktkrapte, zelfs nu Nederland een record aantal werkenden telt. Deze ogenschijnlijke tegenstelling is een belangrijk signaal om grip te krijgen op de vergrijzingscijfers en sociaal-demografische kenmerken van de eigen werknemers. Want één ding weten we zeker - onder voorbehoud van leven - en dat is dat we volgend jaar een kalenderjaar ouder zijn. Dit voorspelbare gegeven is de basis van strategische personeelsplanning. Toch is het ongelooflijk moeilijk gebleken om hier echt goed invulling aan te geven.

Grafiek Vergrijzing
Bron: Intelligence Group

Auteur van deze blog

Geert-Jan Waasdorp

Geert-Jan Waasdorp

CEO Intelligence Group

Geert-Jan Waasdorp is oprichter van Intelligence Group, het data- en techbureau gespecialiseerd in Nederlandse en internationale recruitment-, employability en arbeidsmarktinformatie.

Houd het simpel

Een effectieve strategische personeelsplanning begint met het verzamelen van enkele essentiële basisgegevens, bij voorkeur in een ontwikkeling van een aantal jaren, bijvoorbeeld 2019-2022. Denk dan aan gegevens als:

  • Het jaarlijkse percentage van medewerkers dat met pensioen is gegaan (en de komende jaren met pensioen zal gaan)
  • Deeltijdfactor en percentage van medewerkers die fulltime werken. Breng het aantal uren in kaart dat vervangen moeten worden in plaats van het aantal mensen.
  • Ziekteverzuim (kort/lang)
  • Verloop van mensen in het algemeen en ingezoomd op minder dan 1, 3 en 7 jaar in dienst
  • Ontwikkeling loonkosten

Afhankelijk van de organisatie zijn er nog aanvullende vragen te bedenken die voor verdere verdieping zorgen naar leeftijd, gender, business unit, afdeling, manager etc. Veel van deze vragen lijken ingewikkeld, maar voor een analist of iemand die een beetje handig is met Excel zijn dit soort cijfers makkelijk aan te leveren. Houd in gedachte dat je nooit teveel cijfers wil hebben, alleen belangrijke figuren en enkele kerncijfers die je als kapstok wilt gebruiken voor de vervolgstappen.

Daarnaast is het essentieel om de personele cijfers van de meerjarenbegroting in kaart te brengen. Met hoeveel mensen, fte, deeltijdfactor, loonkosten per afdeling/business unit is de meerjarenbegroting doorgerekend? De uitgangspunten naar de toekomstige berekening liggen gewoon voor het oprapen.

Het fundamentele verschil

Als je jezelf bedwingt om niet te verzanden in alle interessante actuele feitjes van de organisatie, begint het echte vooruitplannen. In nagenoeg alle SPP-lectuur wordt gerekend op basis van de ontwikkeling van het verleden. De cijfers en trends van het verleden zijn de voorspelling van het model naar de toekomst. Dit is de traditionele ‘forward planning’ en daar gaat het verkeerd. Deze manier is bedacht in de jaren 80 toen alles nog veel voorspelbaarder was als het gaat om economie en de inrichting van organisaties. Tegenwoordig is onvoorspelbaarheid de regel, gecombineerd met grote transities op gebied van energie, klimaat, AI, digitalisering, flexibilisering en internationalisering. Dat maakt dat je geen ‘rechte lijn’ naar de toekomst moet trekken, maar dat je terug moet rekenen vanuit de toekomst.  De zogenoemde backward strategische personeelsplanning.

Tegenwoordig is onvoorspelbaarheid de regel, gecombineerd met grote transities op gebied van energie, klimaat, AI, digitalisering, flexibilisering en internationalisering.

Het maken van een basis strategisch personeelsplan mag NOOIT langer duren dan 3 maanden. Hoe kleiner het bedrijf, des te korter, variërend van een maand tot maximaal 3 maanden bij een bedrijf van bijvoorbeeld 25.000 personen (het is namelijk geen hogere wiskunde). Duurt het langer dan 3 maanden? Dan heb je de verkeerde skills ingehuurd of de verkeerde skills op het project gezet. Als je met backward planning werkt, is alles veel minder complex. Dan is de toekomst het uitgangspunt en niet het verleden. En in de praktijk zie je dat alle tijd en geld gaat zitten in het grip krijgen op het verleden middels datacleaning- en verrijking. Hierdoor gaat de essentie en het doel van strategische personeelsplanning verloren en vergeten we waar het werkelijk om draait: zorgdragen voor de juiste skills en competenties binnen de organisatie om de toekomstige organisatieambities waar te maken.

Welke rollen en skills hebben we nodig?

De financiële afdeling heeft dan misschien helder voor de geest hoeveel fte nodig zijn en tegen welke kosten. De ‘makkelijke’ kwantitatieve informatie. De CHRO mag de lastige vraag beantwoorden: 'Welke kwalitatieve invulling moet het personeelsbestand tegen die tijd hebben?'.

Traditioneel zou je dit invullen met functies, maar om ‘agile en flexibel’ te zijn en in te spelen op alle veranderingen is het interessant om de toekomst te tekenen op basis van rollen en skills. Op die manier stap je af van het denken in fte en sla je een brug naar de benodigde kwaliteiten van de mensen die nodig zijn om te voldoen aan de ambities van de toekomst van de organisatie. Als je namelijk gepland hebt dat je in 2025 voor 500.000 uur aan montagecapaciteit nodig hebt voor renewable energy, dan kun je nu kijken wie je daarvoor binnen de organisatie gaat opleiden én hoeveel mensen (met x-uur) je moet aantrekken met de juiste skills. Deze SPP-vraag is heel anders dan doorrekenen op basis van de huidige generatie monteurs met onvoldoende passende skills!

Vaak hebben organisaties de neiging om hele complexe exercities te doen om uit te zoeken wat deze ‘skills for the future’ zijn én om de bestaande skills van de huidige werknemers in kaart te brengen. Dure systemen en nog duurdere consultants worden ingevlogen om vervolgens moeilijke exercities te doen waarna een organisatie in nog meer onrust, onduidelijkheid en complexiteit wordt achtergelaten. De HR-systemen geven nauwelijks de gewenste antwoorden, de skills partijen met hun fancy AI verkopen knollen voor citroenen, en de SPP-consultants kennen vooral het traditionele jaren 80 SPP-trucje, maar hebben geen echte inhoudelijke kennis van bijvoorbeeld arbeidsmarkt en skills. Belangrijkste bewijsvoering daarvan is het ontbreken van SPP binnen deze organisaties zelf, zoals bij alle grote consultancybedrijven.

De CHRO en lijnmanagers, die vaak meer vak- en organisatiekennis hebben dan de bestuurders in hogere lagen, kunnen precies aangeven welke skills, opleidingen en certificaten nodig zijn om de beoogde doelen te halen. Vaak zijn dit kleine en zeer overzichtelijke lijstjes. En wanneer het gaat om competenties en zachtere vaardigheden zijn die direct te herleiden uit de visie en kernwaarden van de organisatie. Het is écht zo eenvoudig. Niet overtuigd? Google maar eens op skills for the future en bekijk alle lijstjes maar eens. Het zijn dezelfde open deuren die keer op keer worden ingetrapt. Het gaat om de relevante vertaling naar de eigen organisatie en dat is toevallig de core competentie van HR.

War for skills: het gevecht om de juiste vaardigheden

Terugrekenen op basis van de rollen en skills die je nodig hebt, is niet zo moeilijk als het lijkt. Het is moeilijker, gezien de krapte op de arbeidsmarkt, om te weten waar je de gewenste skills kunt vinden op de (interne) arbeidsmarkt. Op de externe arbeidsmarkt is Talent Intelligence cruciaal. Met Talent Intelligence kun je bijvoorbeeld zien op welke nationale en internationale campussen mensen opgeleid worden in de gewenste skills, welke ‘concurrenten’ deze mensen in dienst hebben en hoe je deze groep kunt werven, sourcen en met welk arbeidsvoorwaardelijk pakket je mensen kunt verleiden. Zonder Talent Intelligence kunnen grote (tech)bedrijven moeilijk hun gewenste transities realiseren. Zij voeren geen arbeidsmarktgevecht om mensen, zij voeren wereldwijd een gevecht om skills. Mensen met bepaalde skills zijn net zo schaars als bepaalde mineralen of metalen. Op kleinere schaal geldt dat ook voor gemeenten, onderwijs, zorg, waterschappen of consultants in de regio of op landelijk niveau.

Overigens zijn deze data met een druk op de knop beschikbaar en implementeerbaar. Met deze additionele data kan ook het realiteitsgehalte van de backward planning worden ingeschat en worden eventuele alternatieve strategieën zichtbaar.

LSR-algemeen

Andere interessante blogs

Zomeractie 2024

Actie: leer, ontdek én vier de zomer

/
Ontvang 50% zomerkorting op de tweede opleiding en maak van deze vakantieperiode een tijd van groei.
Testimonial LSR

‘Hiring managers meekrijgen lukt nu veel makkelijker’

/
Ook voor een doorgewinterd recruiter is het zinnig om zich af en toe te laten bijscholen. Drie van hen blikken terug op wat ze leerden bij de Leergang Strategisch Recruitment.
Blog: leidinggevenden

Van draaikonten in een rat race naar leidinggevenden met overzicht

/
De mens is niet zo maakbaar, vindt leiderschapstrainer Coen Ploegmakers. Maar zet je als manager in zijn leerlaboratorium toch een aantal kleine stapjes vooruit? Dan ligt aanzienlijke vooruitgang opeens voor het oprapen.
Header boekentips

Boekentips voor HR-professionals, recruiters en loopbaanprofessionals

/
In dit artikel deelt Diana van Asten-Kooij haar 5 boektips voor deze zomer.

NIS 2 a.k.a. de Cyberbeveiligswet gaat stevige impact hebben op (IT-)recruitment

/
Er is werk aan de winkel voor de Nederlandse en Europese recruitmentleiders als het gaat om cybersecurity. Waarom? Dat lees je in deze blog.
Header persoonlijk AI-budget

AI is hot or not? Geef iedereen een persoonlijk te declareren AI-budget

/
Iedereen een persoonlijk te declareren AI-budget? Geert-Jan Waasdorp vindt van wel. Waarom? Dat lees je in deze blog.
_Loopbaan & AI

“Loopbaanadvies zonder AI is net zo’n gemiste kans als loopbaanadvies zonder mens”

/
De koude, machinale wereld van AI en de warme menselijke wereld van loopbaanprofessionals hebben elkaar nodig. Hoe dat zit, lees je in deze blog.

Whitepaper: AI in recruitment: aan de vooravond van een revolutie?

Vraag hier de whitepaper 'Referral recruitment: Strategisch onderdeel van jouw recruitment plan' gratis aan.
VR-blog header

Dankzij Virtual Reality krijgen cliënten loopbaanadvies van hun toekomstige zelf

/
In de VRanderkamer richt je in een virtuele omgeving je eigen toekomst in. Dat geeft perspectief en helpt bij het nú nemen van beslissingen.