Het lijkt vanzelfsprekend: als recruiter, HR-professional en hiring manager trek je samen op om de beste kandidaat te werven. Helaas is de praktijk een stuk weerbarstiger en liggen er met name uitdagingen op het gebied van communicatie. Samen met docent Marit van den Broek van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie leggen we de samenwerking tussen recruiter en hiring manager onder de loep.

Taakverdeling tussen recruiter en hiring manager

In verreweg de meeste organisaties is er een duidelijke taakverdeling tussen recruiter en hiring manager. Van den Broek stelt dat de recruiter primair verantwoordelijk is voor het proces (hoe werven we?) terwijl de hiring manager primair gaat over de inhoud (wie werven we?). Maar ze geeft direct aan dat in het ideale geval sprake is van een partnerschap waarin taken kunnen verschuiven, naar gelang de sterke kanten van de betrokkenen. Daarom hecht ze er waarde aan dat hiring managers een vast contact hebben in het recruitment-team.

Al voordat er een concrete wervingsvraag ligt, ga je samen aan tafel

“Al voordat er een concrete wervingsvraag ligt, ga je samen aan tafel. Als recruiter denk je mee met de hiring manager. Je weet waar zijn of haar kracht ligt en biedt vandaaruit de nodige ondersteuning. Doorgaans verzorg en bewaak je de organisatorische en uitvoerende kanten van het proces, zorg je dat afspraken worden gemaakt en nagekomen en dat informatie wordt gedeeld. Meestal schrijf je ook de vacaturetekst en neem je het voortouw in de keuze van kanalen. Je bent ook het aanspreekpunt voor de kandidaten en coacht ze zo nodig. De hiring manager formuleert zo duidelijk mogelijk het profiel van de kandidaat. Maar veel stappen in het proces doorloop je in het ideale geval samen. Een belangrijk kenmerk van een partnerschap is dat je elkaar respecteert en profiteert van elkaars expertise. Daardoor kunnen taken en verantwoordelijkheden verschuiven als dat leidt tot een beter resultaat.”

Knelpunten in de samenwerking

Helaas is een partnerschap niet altijd een optie. Zo komt het voor dat de hiring manager recruitment volledig passeert en op de proppen komt met een eigen kandidaat als voldongen feit. Daarnaast zijn er nog diverse andere mogelijke knelpunten in de samenwerking.

“Het komt regelmatig voor dat de manager eigenlijk niet zo goed weet waarnaar hij of zij op zoek is, maar dat niet laat merken. Of niet openstaat voor kandidaten die wel over de benodigde competenties beschikken maar niet voldoen aan alle formele vereisten. En helaas gaan menig hiring manager nog primair af op het gevoel en dat ‘gevoel’ is niet zelden gebaseerd op vooringenomen standpunten (bias).”

Je voorkomt diverse van deze knelpunten als de wervingsdoelstellingen en de procedure volledig transparant zijn en er sprake is van goede communicatie, waarin beide partijen naar elkaar luisteren.

Tools en hulpmiddelen

Kun je met tools zoals een ATS en andere hulpmiddelen de samenwerking met de hiring manager verbeteren? “Een ATS biedt zeker bepaalde voordelen. Het is een prima middel om persoonlijke informatie te delen zonder in de knel te komen met privacywetgeving (AVG). Het delen via bijvoorbeeld e-mail is al snel in strijd met gegevensbescherming. Een ATS helpt ook om het proces transparanter te maken doordat recruiter en hiring manager steeds over ongeveer dezelfde informatie beschikken. Zelf deel ik ook veel via Microsoft Teams, een gereedschap waar vrijwel iedere organisatie in Nederland wel over beschikt. Een andere tool die wij gebruiken is Giant, een recruitment dashboard van Intelligence Group dat je inzicht biedt in tal van data. Doelgroepdata spelen een steeds belangrijkere rol in het wervingsproces, ook in de samenwerking met de hiring manager.”

Hoe verbeter je de samenwerking?

Marit gebruikt de uitdrukking ‘trekken aan een dood paard’ als ze het heeft over managers die helemaal niet openstaan voor samenwerking. Dat is een groep waarbij je het beste strikt de afgesproken procedures volgt. “Maar een hiring manager die klaagt of twijfels kenbaar maakt, daar kun je wat mee. Belangrijk is om erachter te komen waar zo’n manager op aanslaat. Wat vindt hij of zij belangrijk? En hoe kan ik die persoon verrassen, zijn of haar verwachtingen overtreffen? Vaak vormen data de sleutel tot een betere samenwerking. Data zijn ‘hard’, mensen volgen je als je met behulp van data kunt beargumenteren waarom iets wel of niet werkt. Het gebruik van dat kan bijdragen aan meer waardering, het verleent je autoriteit. Daarmee plant je de kiem voor een gelijkwaardiger samenwerking.”

Een tip als afsluiter?

“Recruiters kijken vooral naar buiten, naar kandidaten en waar je die kunt sourcen,” oppert Marit. “Maar het sociale aspect van recruitment, het bouwen en koesteren van interne relaties is zeker zo belangrijk en verdient meer aandacht. Als de interne kant goed geregeld is, zal de kwaliteit van kandidaten stijgen en kun je vacatures duurzamer invullen. Ik zie ook een sterkere rol voor het hoger management om HR- en recruitment-beleid af te dwingen. Hiring managers kunnen nu vaak ongestraft hun eigen regels stellen, tegen het beleid van de organisatie in. Dat kan leiden tot onwenselijke situaties die niet in het voordeel zijn van de organisatie en soms ook simpelweg niet meer van deze tijd.”

Over de training

De training ‘Optimaliseer de samenwerking met je hiring manager’ richt zich op het verbeteren van de samenwerking met de vacaturehouder door recruiters en HR-professionals, een relatie die vaak aan de basis ligt van tegenvallende resultaten. De training behandelt het hele traject vanaf het neerzetten van een goed intake aan het begin van het proces tot aan het vieren van behaalde resultaten. Speciale aandacht is er voor de uitdagingen die je kunt tegenkomen in de samenwerking met andere stakeholders en manieren om hen te overtuigen. Meer informatie vind je via onderstaande button:

Docent

Marit van den Broek

Marit van den Broek

Recruitment Coördinator Hoogheemraadschap van Delfland

Marit van den Broek is recruitment coördinator bij het Hoogheemraadschap Delfland en verbonden als docent aan de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie. Zij geeft onder andere de training ‘Optimaliseer de samenwerking met je hiring manager’. Marit werkte na afronding van haar hbo-bachelor HR in diverse HR-functies, voordat ze haar focus verlegde naar recruitment, dat opkwam als zelfstandig vakgebied. Het dynamische karakter, marketing-component en de meetbaarheid van resultaten spreken haar aan in recruitment. Ze rondde een master af met bias in het recruitmentproces als onderwerp. Bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie geeft ze training in diverse richtingen, waaronder kandidaten overtuigen, het voeren van sollicitatiegesprekken en selecteren zonder vooroordeel.

Optimaliseer de samenwerking met je hiring manager

Andere interessante blogs

Blog feedback

De ROI van feedback is indrukwekkend

/
Het geven van feedback tijdens sollicitatieprocedures is voor zowel kandidaten als recruiters een win-winsituatie. Waarom? Dat lees je in deze blog.
Header samenwerking recruiter en hiring manager

Prettige samenwerking tussen recruiter en hiring manager zorgt voor betere wervingsresultaten

/
Samen met docent Marit van den Broek leggen we de samenwerking tussen recruiter en hiring manager onder de loep.
Noloc-leden

Vanaf heden PE-punten en 10% korting voor Noloc-leden

Noloc-leden ontvangen niet alleen PE-punten bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie, maar ook 10% korting!

12 uitdagingen voor recruiters in 2024

/
Benieuwd naar de twaalf grootste interne- en externe uitdagingen voor recruiters in 2024? Je leest het in deze blog.

7 tips om jouw kandidaat optimaal voor te bereiden

/
In deze blog geven we 7 tips over hoe je jouw kandidaat optimaal voorbereidt op het gesprek met de hiring manager

Download hier de whitepaper 'Referral recruitment: Strategisch onderdeel van jouw recruitment plan'

Vraag hier de whitepaper 'Referral recruitment: Strategisch onderdeel van jouw recruitment plan' gratis aan.
Blog Diana

En ze leefden nog lang en gelukkig...

/
Het is ontzettend belangrijk om te investeren in een harmonieus vertrek. Waarom? Dat lees je in deze blog.
A&O blog

Van theorie naar praktijk: masterclasses helpen gemeenten met werving én retentie

/
Het A&O fonds Gemeenten heeft samen met de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie masterclasses ontwikkeld, specifiek gericht op de uitdagingen binnen de gemeentelijke sector.

Download hier het E-book '20 redenen om in 2024 te investeren in employer branding'

20 redenen om in 2024 te investeren in employer branding Yes,…