Het is een nachtmerrie voor elke recruiter. Je droomkandidaat laat het in het interview met de hiring manager helemaal afweten. De kandidaat moet zoeken naar antwoorden en stelt niet de juiste vragen. Helemaal kun jij als recruiter dat niet voorkomen, maar met een gedegen voorbereiding van kandidaat en hiring manager kun je de kans op een mismatch wel enorm beperken. In deze blog kijken we naar het zo goed mogelijk ‘preppen’ van de kandidaat.

Meestal ben jij als bureaurecruiter of corporate recruiter verantwoordelijk voor de eerste schifting van kandidaten. Hiring managers verwachten van jou dat je kandidaten aandraagt die in principe allemaal geschikt zijn voor de vacante positie. In het gesprek met de hiring manager zal de kandidaat vervolgens alles op alles zetten om aan te tonen dat hij of zij de gedroomde kandidaat is. Het helpt dan als kandidaten weten wat ze mogen verwachten. Het is jouw taak als recruiter om kandidaten te begeleiden en coachen tijdens het sollicitatieproces (candidate preparation). De ervaring van de kandidaat en daarmee het beeld van jouw organisatie, zal daardoor verbeteren, net als de kwaliteit van het proces.

Wekt de kandidaat in het gesprek met de hiring manager de indruk slecht voorbereid te zijn of zelfs helemaal niet geschikt, dan kan dat een negatieve  uitstraling hebben op jouw professionaliteit. Zeker als dit herhaaldelijk voorkomt. Het is dus direct in jouw belang dat alle kandidaten die je voorstelt, de indruk maken goed beslagen ten ijs te komen. Voorbereiding en coaching, zowel inhoudelijk als praktisch, zijn daarbij essentieel.

In het vervolg van deze blog bespreken we een aantal aandachtspunten.

1. Het cv

Het cv is vaak een van de eerste zaken die je als recruiter onder ogen krijgt. Als ervaren recruiter heb je er al honderden of zelfs vele duizenden beoordeeld. Je zult in staat zijn om er snel de relevante informatie uit te filteren. Maar geldt dat ook voor de hiring manager?

Alle informatie die niet per se relevant is voor de functie, kan tegen je kandidaat werken. Bijvoorbeeld door – soms onbewuste – vooroordelen te bevestigen. Of door in alle compleetheid de aandacht af te leiden van de informatie die relevant is voor de functie. Stuur jij het cv door naar de hiring manager? Coach de kandidaat dan in het opstellen van een relevant en up-to-date cv.

2. Informeer de kandidaat

Als bureaurecruiter heb je sowieso een informatievoorsprong. Je kent het wervingsproces, de organisatie, de hiring manager, wellicht ook de afdeling waarvoor deze verantwoordelijk is en eventuele lopende en nieuwe projecten. Informatie die je uiteraard deelt met de kandidaat zodat deze zich optimaal kan voorbereiden.

Ook als corporate recruiter beschik je over informatie die de kandidaat niet vindt in openbare bronnen. Zelfs een kandidaat die zich zeer grondig voorbereidt, kun je nieuwe inzichten bieden van binnenuit. Je weet wat er speelt in de organisatie en wat de benodigde kerncompetenties zijn om succesvol te zijn in de functie. En je kent de hiring manager, eventuele stokpaardjes en gevoeligheden en de interviewstijl die deze hanteert. Wellicht kun je op basis van jouw kennis de kandidaat ook tips geven om het ijs te breken aan het begin van het interview.

3. Competentiegericht interviewen

Je mag van een serieuze kandidaat verwachten dat deze zich grondig verdiept in de functie en in de organisatie waar hij of zij solliciteert én dat weet te linken aan zijn of haar cv. Wat kandidaten vaak een stuk lastiger vinden, is om relevante kennis en ervaringen te vertalen naar de vereisten voor de functie en dat op een boeiende en overtuigende manier te presenteren. Als recruiter kun je daarin misschien wel het meeste verschil maken.

Interviewtechnieken kun je leren, zowel het stellen van vragen als het geven van antwoorden. Het gespreksonderwerp ligt grotendeels vast en wordt begrensd door aan de ene kant de functie en de organisatie en aan de andere kant de kennis en vaardigheden, competenties en ervaring van de kandidaat. Het is de kunst om de kandidaat zo te coachen dat deze een samenhangend antwoord kan geven op competentiegerichte vragen. Een antwoord dat op basis van voorbeelden van eerdere prestaties aantoont dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.

Kandidaten moeten zich voorbereiden om specifieke antwoorden te geven op algemene vragen (Wat zijn je sterke en zwakke punten? Wat was de grootste uitdaging waar je in je vorige baan tegenaan liep en hoe ben je daarmee omgegaan? Welke waarde heb je toegevoegd aan voormalige werkgevers? Wat maakt jou bij uitstek geschikt voor jouw vakgebied?) Veel kandidaten zullen zich onwennig voelen bij deze gespreksonderwerpen, maar ook hier geldt: oefening baart kunst! Heb je er zelf tijd voor, oefen dan met kandidaten en geef ze opbouwende kritiek. Zo niet, vraag kandidaten dan om te oefenen met familie, vrienden of andere bekenden.

Natuurlijk stelt niet iedere interviewer de ‘goede’ vragen. Dan is het handig als kandidaten  het gesprek weten te hacken, bijvoorbeeld door de interviewer vragen in de mond te leggen waar zij vervolgens een schitterend antwoord op weten te formuleren. Laat de kandidaat een of meer competenties kiezen die deze absoluut naar voren wil brengen en laat hem of haar nadenken over de manier (en het moment) waarop. Ook hier is het verstandig om het in eigen kring te oefenen.

4. STAR

STAR is een voorbeeld van een gedragsgerichte interview-methode die elke kandidaat zou moeten kennen. De afkorting STAR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat. Soms wordt daar aan het einde een tweede R aan toegevoegd, voor Reflectie. De methode is bij uitstek geschikt om je antwoorden op gedragsgerichte vragen helder te structureren. De interviewer kan de STAR-methode gebruiken door te vragen naar hoe je hebt gehandeld in specifieke situaties. De vragen zijn gerelateerd aan vaardigheden en competenties die je terugvindt in de functieomschrijving en -eisen. Om de onderlinge vergelijkbaarheid van kandidaten te vergroten kun je als recruiter je kandidaten attenderen op de belangrijkste competenties. Vervolgens vraag je ze om bij elke competentie een antwoord voor te bereiden volgens de STAR-methode.  Eventueel kun je de kandidaten een set met voorbeeldvragen toesturen. Meer informatie over de STAR-methode vind je onder andere op Sollicitatiedokter.nl.

5. Praktische informatie

Het is een open deur, maar toch wijzen we hier nog even op het belang van het duidelijk communiceren en bevestigen van alle informatie die van belang is tijdens het sollicitatieproces, waaronder datums en tijden, locaties, URL’s, namen en functies/titels van betrokkenen, contactpersonen, reisinformatie. Nodig de kandidaat uit en ontvang deze als een VIP. Zo draag je ertoe bij dat ook de kandidaten die je afwijst een goed gevoel bij het proces (en jouw organisatie) hebben.

6. Wees aanspreekbaar

Zowel voor kandidaten als voor hiring managers is het belangrijk dat ze een goed aanspreekpunt hebben tijdens het sollicitatieproces. Wees zo veel mogelijk bereikbaar en minimaliseer je reactietijd bij indirect contact (e-mail, WhatsApp, voicemail).

7. Tools

Het is om tal van redenen aantrekkelijk om tools te ontwikkelen die je helpen bij het optimaal voorbereiden van kandidaten. Denk daarbij aan e-mailtemplates met de bijbehorende bijlagen (Info over de organisatie en de afdeling in pdf-vorm, een duidelijke routebeschrijving, links of bijlagen om afspraken in de agenda te zetten, etc.), uiteenlopende video’s (virtuele rondleiding, meet the team, stap voor stap uitleg van het proces) en eventueel een virtuele vraag- en antwoordsessie. Het gebruik van zulke tools is niet alleen efficiënter, het geeft je organisatie ook een professionele en consistente uitstraling, zorgt voor meer gelijkheid tussen kandidaten, beperkt de kans op fouten en zal bijdragen aan een betere candidate experience.

Tot slot

Als recruiter ben je een verbindende schakel tussen kandidaat en hiring manager. Je bent erop gericht de best mogelijke kandidaat te vinden voor elke vacature. Maar die beste kandidaat is niet altijd de meest bedreven sollicitant. Sommige kandidaten hebben tijdens de wervingsprocedure extra begeleiding en zorg nodig, terwijl anderen zich beter weten te verkopen dan dat ze presteren. Een goede voorbereiding op elke stap in het sollicitatieproces draagt ertoe bij dat elke kandidaat zoveel mogelijk wordt beoordeeld op de voor de functie relevante vaardigheden en competenties.

Optimaliseer de samenwerking met je hiring manager

Andere interessante blogs

_Loopbaan & AI

“Loopbaanadvies zonder AI is net zo’n gemiste kans als loopbaanadvies zonder mens”

/
De koude, machinale wereld van AI en de warme menselijke wereld van loopbaanprofessionals hebben elkaar nodig. Hoe dat zit, lees je in deze blog.

Whitepaper: AI in recruitment: aan de vooravond van een revolutie?

Vraag hier de whitepaper 'Referral recruitment: Strategisch onderdeel van jouw recruitment plan' gratis aan.
VR-blog header

Dankzij Virtual Reality krijgen cliënten loopbaanadvies van hun toekomstige zelf

/
In de VRanderkamer richt je in een virtuele omgeving je eigen toekomst in. Dat geeft perspectief en helpt bij het nú nemen van beslissingen.
Blog afwijzing - header

Kandidaten afwijzen hoeft geen pijn te doen

/
Het is ontzettend belangrijk om kandidaten beleefd af te wijzen. Waarom en hoe je dat doet lees je in deze blog.
Blog feedback

De ROI van feedback is indrukwekkend

/
Het geven van feedback tijdens sollicitatieprocedures is voor zowel kandidaten als recruiters een win-winsituatie. Waarom? Dat lees je in deze blog.
Header samenwerking recruiter en hiring manager

Prettige samenwerking tussen recruiter en hiring manager zorgt voor betere wervingsresultaten

/
Samen met docent Marit van den Broek leggen we de samenwerking tussen recruiter en hiring manager onder de loep.
Noloc-leden

Vanaf heden PE-punten en 10% korting voor Noloc-leden

Noloc-leden ontvangen niet alleen PE-punten bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie, maar ook 10% korting!

12 uitdagingen voor recruiters in 2024

/
Benieuwd naar de twaalf grootste interne- en externe uitdagingen voor recruiters in 2024? Je leest het in deze blog.

7 tips om jouw kandidaat optimaal voor te bereiden

/
In deze blog geven we 7 tips over hoe je jouw kandidaat optimaal voorbereidt op het gesprek met de hiring manager