Stel je voor dat midden in de procedure de beste kandidaat onaangekondigd afhaakt. Zou je zo’n kandidaat nog een tweede kans gunnen? Zo moet het ook voelen voor een kandidaat die nooit een afwijzing ontvangt of een afwijzing zonder geldige reden. Zal die kandidaat jouw organisatie nog een tweede kans gunnen?

 

Natuurlijk behoor jij als professionele recruiter niet tot de mensen die kandidaten simpelweg afschrijven in plaats van ze beleefd en met redenen omkleed af te wijzen. Jij vertegenwoordigt immers een organisatie die niet als lomp en respectloos te boek zal willen staan. Door niet adequaat op een sollicitatie te reageren kom je negatief over op iemand die in de toekomst wellicht wel een geschikte kandidaat was geweest voor een functie bij jouw organisatie. En je voorkomt dat de afwijzing een negatieve invloed heeft op het imago van jouw organisatie.

Kandidaten respectvol afwijzen

Nu de arbeidsmarkt alweer een tijdje krap is, zijn recruiters zich waarschijnlijk meer bewust van het belang om elke kandidaat een zo positief mogelijke ervaring te bieden. Ook in die krappe markt geldt doorgaans dat je meer kandidaten afwijst dan dat je aanneemt. Bij die kandidaten wil je in beeld blijven als potentiële werkgever en in het ideale geval kun je ze zelfs voor je winnen als ambassadeur. Hoe je dat doet? In de eerste plaats door elke kandidaat respectvol te behandelen. Respect is gebaseerd op gelijkwaardigheid. Dat wil zeggen dat kandidaten een reactie mogen verwachten die recht doet aan hun inspanning.

  • Heb je de eerste stap in de sollicitatieprocedure in hoge mate geautomatiseerd, dan zul je ook de afwijzing tot op zekere hoogte kunnen automatiseren, bijvoorbeeld via een e-mailtemplate. Houd er wel rekening mee dat de kandidaat op zijn minst één geldige reden verwacht waarom hij of zij is afgewezen (maak dus meerdere varianten) en spreek de kandidaat altijd persoonlijk aan (dus niet een bulk-mail met ‘beste sollicitant’ als aanhef).
  • Vraag je sollicitanten om op een persoonlijke manier te reageren (motivatiebrief, video), kies dan ook voor een persoonlijke afwijzingsbrief of e-mail. Wees daarin direct maar wel beleefd en geef een duidelijke en eerlijke motivatie voor de afwijzing. Benoem ook enkele sterke kanten die je opvielen aan de kandidaat. Sluit altijd op een positieve manier af en vraag kandidaten die bij jouw organisatie passen, om toestemming om ze in een bestand op te nemen.
  • Heb je met een kandidaat een persoonlijk gesprek gevoerd, neem dan ook persoonlijk contact op voor de afwijzing. Ook dit gesprek kun je voeren aan de hand van een template. Wees direct zonder met de deur in huis te vallen, geef de kandidaat positieve feedback en geef een heldere motivatie voor de afwijzing. Spreek bij voorkeur op persoonlijke titel (ik en niet wij), maar communiceer altijd eensgezinde standpunten namens de organisatie, ook als er intern verdeeldheid was. Geef een kandidaat die het niet eens is met de beslissing de ruimte om zich te uiten, maar biedt geen opening voor discussie. Sluit ook hier op een positieve manier af en nodig goede kandidaten uit om in contact te blijven.

Een ‘goede afwijzing’ doet geen afbreuk aan het gevoel van eigenwaarde van de kandidaat of versterkt die zelfs en biedt de kandidaat een handreiking om zich te verbeteren. Goede feedback bevat vaak al een impliciete handreiking. Soms zul je kandidaten ook expliciet een advies of tip willen geven. Wees zeer terughoudend met tips over bijvoorbeeld uiterlijke verzorging en leefstijl. Die kunnen makkelijk verkeerd worden opgevat.

Gronden voor afwijzing

Het is verboden om een sollicitant af te wijzen op grond van een van de volgende redenen:

  • Leeftijd (voor sommige beroepen geldt wel een minimumleeftijd, bijvoorbeeld chauffeurs of beroepen met afwijkende werktijden.)
  • Zwangerschap of kinderwens.
  • Gezondheid (een test om te bepalen of een kandidaat de lichamelijke geschiktheid heeft voor de functie is wel toegestaan).
  • Taal (tenzij beheersing van de taal een vereiste is om de functie goed uit te voeren).
  • Achtergrond (etnisch, sociaal-economisch, politiek).
  • Religie (tenzij een bepaalde religie bij de bedrijfscultuur behoort).

Als recruiter kun je voor een dilemma komen te staan. Je weet dat de beslisser binnen jouw organisatie een kandidaat afwijst om een van bovenstaande redenen (of om een ander geval van bias) maar mag daar niet voor uitkomen. In dat geval zul je dus op zoek moeten gaan naar een andere plausibele reden of kiezen voor een subjectieve motivatie (‘ontbreken van een klik’), wat kan leiden tot een onbehaaglijk gevoel bij de kandidaat.

Het op een ‘nette’ manier afwijzen van de kandidaat zal makkelijker zijn naarmate er sprake is van transparantere procedure met heldere, steekhoudende criteria die door alle stakeholders worden gedragen.

Afwijzen in vogelvlucht

Met deze aanwijzingen leer je efficiënt en respectvol afwijzen.

  1. Communiceer kandidaten die je niet aanneemt, altijd een afwijzing.
  2. Communiceer de afwijzing binnen een redelijke termijn.
  3. Stem de afwijzing af op het van de kandidaat gevraagde niveau van inspanning.
  4. Geef altijd ten minste één reden voor de afwijzing.
  5. Toon bij direct contact begrip voor negatieve emoties maar geef geen ruimte voor discussie; wees respectvol en indien mogelijk eerlijk.
  6. Zet in op een positieve ervaring door sterke punten te benoemen en expliciet of impliciet tips en advies te geven.
Leergang recruitment

Andere interessante blogs

_Loopbaan & AI

“Loopbaanadvies zonder AI is net zo’n gemiste kans als loopbaanadvies zonder mens”

/
De koude, machinale wereld van AI en de warme menselijke wereld van loopbaanprofessionals hebben elkaar nodig. Hoe dat zit, lees je in deze blog.

Whitepaper: AI in recruitment: aan de vooravond van een revolutie?

Vraag hier de whitepaper 'Referral recruitment: Strategisch onderdeel van jouw recruitment plan' gratis aan.
VR-blog header

Dankzij Virtual Reality krijgen cliënten loopbaanadvies van hun toekomstige zelf

/
In de VRanderkamer richt je in een virtuele omgeving je eigen toekomst in. Dat geeft perspectief en helpt bij het nú nemen van beslissingen.
Blog afwijzing - header

Kandidaten afwijzen hoeft geen pijn te doen

/
Het is ontzettend belangrijk om kandidaten beleefd af te wijzen. Waarom en hoe je dat doet lees je in deze blog.
Blog feedback

De ROI van feedback is indrukwekkend

/
Het geven van feedback tijdens sollicitatieprocedures is voor zowel kandidaten als recruiters een win-winsituatie. Waarom? Dat lees je in deze blog.
Header samenwerking recruiter en hiring manager

Prettige samenwerking tussen recruiter en hiring manager zorgt voor betere wervingsresultaten

/
Samen met docent Marit van den Broek leggen we de samenwerking tussen recruiter en hiring manager onder de loep.
Noloc-leden

Vanaf heden PE-punten en 10% korting voor Noloc-leden

Noloc-leden ontvangen niet alleen PE-punten bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie, maar ook 10% korting!

12 uitdagingen voor recruiters in 2024

/
Benieuwd naar de twaalf grootste interne- en externe uitdagingen voor recruiters in 2024? Je leest het in deze blog.

7 tips om jouw kandidaat optimaal voor te bereiden

/
In deze blog geven we 7 tips over hoe je jouw kandidaat optimaal voorbereidt op het gesprek met de hiring manager