Sandor Lokenberg ziet nog weinig beren op de weg om, als de AVG officieel in werking is getreden, kandidaten te kunnen sourcen. Sandor, o.a. docent van de Leergang Recruitment en de Bootcamp Sourcing & Search heeft in de afgelopen periode meerdere bedrijven mogen helpen met de implementatie van de AVG - of GDPR zoals dit internationaal genoemd wordt. Het viel Sandor op dat de meeste organisaties het recruitmentproces beschouwen vanaf het moment dat er een kandidaat is. De vraag is echter wanneer iemand een kandidaat is?

Bij gesprekken

Indien een kandidaat één of meerdere gesprekken heeft bij uw bedrijf om te kijken of er voor beide partijen een samenwerking mogelijk is dan verwerkt u zijn of haar gegevens (als het goed is) met toestemming. Bijvoorbeeld om de contacten te kunnen onderhouden via e-mail, of om de voortgang van het sollicitatieproces te kunnen volgen.

Nog géén contact met uw organisatie

Het wordt een ander verhaal indien een kandidaat nog géén contact met uw organisatie onderhoudt, maar u de kandidaat wél op het oog heeft. Hij/zij, waarvan u online gegevens tegen bent gekomen, is nog geen kandidaat maar wel een mógelijke kandidaat. De mogelijke kandidaat weet dan nog niet dat u hem/haar gaat benaderen en kan daarvoor dan ook (nog) geen toestemming geven. Dit geldt ook als een recruiter een referral benadert of als iemand zijn gegevens achterlaat op een evenement.
Hierover wordt in de AVG een stuk minder geschreven. Eerlijk gezegd ben ik niet zo bang voor de gevolgen van de wet in dit soort gevallen. Ten eerste: hoe kan een kandidaat überhaupt vooraf toestemming geven, als hij/zij niet weet dat hij/zij specifiek benaderd gaat worden door een bedrijf? Ten tweede: die toestemming vooraf is volgens mij ook helemaal niet nodig.

Expliciet toestemming

Volgens de AVG moeten mensen expliciet toestemming geven voor de verwerking van hun gegevens. Dit kan op basis van artikel 13 en artikel 14. Het gaat er dan om dat er een rechtsgrond hoort te zijn voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Is er een rechtsgrond? Dan zijn er twee mogelijkheden:

  1. U kunt de gegevens direct bij een mogelijke kandidaat verzamelen. In dat geval moet u in uw communicatie aan een aantal vormvereisten voldoen (art. 13). Deze vereisten zijn vrij logisch. U vertelt waarom u iemand benadert, voor welke partij u dat doet en hoe u als bedrijf omgaat met de AVG. Als de kandidaat toestemming geeft, kunt u doorgaan met de verwerking. Indien hij/zij geen toestemming geeft is het vanzelfsprekend dat u ermee moet stoppen. Binnen grofweg 1 maand moet u de betrokkene laten weten dat u zijn gegevens verwerkt.
  2. U zoekt de persoonsgegevens op andere manieren dan direct bij de mogelijke kandidaat. U ontkomt er dan niet aan om toestemming te moeten vragen voor verwerking van deze persoonsgegevens (art. 14). Ook dan vertelt de AVG u vrijwel exact wanneer en wat u de mogelijke kandidaat verplicht bent mede te delen en binnen welke termijn. U moet dan binnen grofweg 1 maand de betrokkene informeren dat u zijn/haar gegevens verwerkt. Daarbij vermeldt u het doel en hoe u omgaat met de AVG. Ook geeft u de rechten aan van de betrokkene en vertel u hem/haar wie de Privacy Officer is binnen uw bedrijf.

Opslaan van profielen

Indien u werkt bij een bureau of interimmer bent dan moet u de betrokkene binnen een maand op de hoogte stellen, of op het moment van overdracht, en u aan de vormvereisten houden. Dit betekent onder andere dat u niet zomaar profielen van het internet, van beurzen of uit referral bijeenkomsten kunt halen en opslaan om die mensen in de toekomst eens een keer te benaderen. Gelukkig doen al steeds minder bedrijven dat.

Ga het gesprek aan

Het komt er in de kern op neer dat u transparant moet werken. U brengt uw processen in kaart en handelt ernaar. Als u profielen ziet van mensen die mogelijk interessant zijn, benader ze dan. Ga het gesprek aan. Het werven wordt daardoor een stuk persoonlijker én op de lange termijn ook effectiever. Hoe vaak kijkt u nu in een database of op een excellijstje met namen van mensen die u nog nooit gesproken heeft?

Aan de slag met sourcen volgens de AVG richtlijnen?

Maandag 5 november start de vierde Leergang Recruitment. Tijdens deze 2x2 daagse gaat Sandor een hele dag aan de slag met de deelnemers met betrekking tot searchen & sourcen en natuurlijk binnen de kaders van de AVG. De andere onderwerpen die deze leergang aan bod komen zijn: de vacature intake, benaderen, interviewen, vacatureteksten en candidate experience. De leergang wordt afgesloten met een eindpresentatie. Op deze wijze komen alle onderdelen van het recruitment vak aan bod.  Bij inschrijving uiterlijk 1 september ontvangt u een vrijkaart voor  het Werf& Selectie Jaarcongres op 16 oktober a.s.  Lees hier meer, download de factsheet en/of schrijf direct in >>

Donderdag 8 en vrijdag 9 november start de tweede Bootcamp Sourcing & Search. Tijdens deze tweedaagse gaan Laura Hoogendoorn en Sandor met de deelnemers aan de slag en leren zij u de geheimen van sourcing. U wordt geen sourcings Jedi of Ninja, maar gaat wel veel meer talent vinden en succesvol benaderen. Ook nu natuurlijk weer binnen de AVG kaders. Schrijf uiterlijk 15 september in en ga gratis naar het Werf& Selectie jaarcongres. Lees hier meer, download de factsheet en/of schrijf direct in >>

sandor sourcing

Blog door Sandor Lokenberg

Sandor Lokenberg is trainer op het gebied van internetgedreven toepassingen, boolean en google search en hij werkt daarnaast als talentscout en recruiter. Daarnaast is hij docent voor de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie voor o.a. de Bootcamp Sourcing & Search een de Leergang Recruitment.