Hoe onderbouwen recruitment managers hun recruitment jaarplan succesvol?

Er komt een Recruitment Manager bij de directie…

Er is een groot verschil tussen een CTO/IT-manager en een Recruitment of Talent Acquisition Manager die bij de directie komt. De IT-Manager krijgt een casuïstiek en komt vervolgens terug met een planning en budget. De Recruiment Manager daarentegen krijgt een target, planning en budget. Wat zou een IT-manager zeggen als de directie zegt “We zien graag SAP successfactors geïmplementeerd binnen 6 maanden voor 85.000 euro”? De IT-manager zou stomverbaasd zijn en vragen waarom ze hem hebben ingehuurd. Hij zou eerst de specs willen weten en vervolgens met een afweging, plan, planning en budget komen.

De Recruitment Manager daarentegen krijgt de opdracht om voor 300.000 euro, binnen 12 maanden 75 Software Developers te werven. De reactie van de Recruitment Manager is “Oké, gaan we regelen”. Een bijzondere reactie, aangezien de reactie van de Recruitment Manager minimaal gelijk zou moeten zijn aan die van de IT-manager. Beide rollen zijn bedrijfskritisch binnen een organisatie, maar de IT-manager claimt die rol ook. In deze arbeidsmarkt is de rol van de Recruitment Manager de meest bedrijfskritische functie in een organisatie. Dat vraagt om een andere reactie.

Een goed jaarplan dat proactief wordt gepresenteerd en sterk onderbouwd is, zet de Recruitment Manager stevig aan tafel. Vandaag wordt niet alleen het succes van de organisatie door recruitment bepaald, maar ook de bedrijfscontinuïteit.

Hoe onderbouw je een succesvol recruitment jaarplan?

Er zijn heel veel succesformules die hieraan bijdragen. Hieronder een aantal voor jou uitgewerkt.

Weet meer dan je toehoorders!

Kennis is macht en door je gedegen voor te bereiden bezit je die macht. Zo zijn er een aantal kengetallen die je altijd paraat moet hebben. Zeker ook in je recruitment jaarplan, namelijk:

1. Begrote groei van de organisatie in FTE's en euro’s. Op basis van dit getal weet je wat de beoogde autonome groei is van de organisatie en dus de netto-groei die jij met recruitment moet leveren. Daarbij gaat het niet alleen om de ‘poppetjes’ maar nog veel meer om de uren die de mensen willen maken. Dat laatste staat steeds meer onder druk, ook bij de zittende populatie, en zorgt voor meer dynamiek in de wervingsbehoefte.
2. Het verlooppercentage en het aantal regretted losses. Ken je het verlooppercentage, dan kun je de bruto-groei uitrekenen: het aantal mensen (incl. verloop) dat je moet gaan werven. Geef tegelijkertijd een gezicht aan het talent dat is aangetrokken dat binnen 1 en 3 jaar de organisatie heeft verlaten aan de hand van een candidate persona. Dit zorgt voor een schrik effect en bewustwording dat recruitment cruciaal is.
3. Geld dat wordt uitgegeven aan bureaus voor W&S, detachering en interimmers. Hoeveel is dat als % van de omzet en de winst van de organisatie?
4. Wat is de gemiddelde wachttijd van een kandidaat die heeft gesolliciteerd alvorens deze wordt aangenomen? Ik gebruik expliciet het woord ‘wachttijd’ omdat ‘time to hire’ veel minder impact maakt, kijk maar: De gemiddelde time to hire is 63 dagen OF een kandidaat die we aannemen, moet gemiddeld meer dan 2 maanden wachten voordat wij die beslissing kunnen nemen.
5. Wat is het fullfillmentratio? Uiteindelijk gaat het in eerste instantie over het in staat zijn van het invullen van vacatures. Hoeveel van de openstaande vacatures waren binnen 100 dagen ook daadwerkelijk ingevuld? Dit getal zegt iets over de kwaliteit en professionaliteit van recruitment, maar ook iets over de schaarste en krapte op de arbeidsmarkt en (mis)match op arbeidsvoorwaarden/salaris. In deze schaarse markt waar het hebben van mensen bedrijfskritisch is geworden, is dit kengetal misschien wel het belangrijkste. Daarbij is het essentieel om apart naar de fullfillmentratio te kijken van bedrijfskritische rollen.

Als je je data niet op orde hebt en niet meer weet dan je toehoorders, sta je altijd met 1-0 achter. Een achterstand die je niet zomaar meer inhaalt.

Not all hires are equal!

"We moeten volgend jaar 325 nieuwe medewerkers aantrekken." Dat klinkt als een uitdaging, maar is nogal een verschil of dit vakkenvullers, technici of onderwijzers zijn. Het aantal mensen dat je aanneemt moet je altijd verdelen in een kwadrant (en een kwadrant maakt altijd indruk in een presentatie) met op de assen:

• Wel/niet bedrijfskritisch
• Wel/niet moeilijk te werven

Strategisch Recruitment Kwadrant

Deze kwadrant is gebaseerd op fictieve data

De grootte van de bol geeft het aantal in te vullen vacatures weer.

Uit bovenstaande figuur blijkt dat de aandacht van het recruitment plan vooral moet uitgaan naar de rode functies, in mindere mate naar de oranje en nauwelijks naar de groene functies. Ze zijn namelijk én niet bedrijfskritisch, én niet moeilijk te werven. In elk segment kun je vervolgens ook andere wervingsinstrumenten inzetten waarbij natuurlijk de maximale resources ingezet moeten worden op de bedrijfskritische functies.
Dit onderscheid maken is cruciaal, aangezien in de ogen van veel managers -gemakshalve- alle doelgroepen even moeilijk of makkelijk te werven zijn. En nu de werkloosheid toeneemt, leeft al snel de indruk dat alles weer makkelijk te werven is. Die kennis op doelgroepniveau is essentieel en ook eenvoudig voor handen in G!ant. Je bent onderbouwd en hebt meer kennis dan elke toehoorder.

Heb een visie!

Dit laatste punt is essentieel, om naast een onderbouwing ook een (gepassioneerd) verhaal te hebben. Een visie op de arbeidsmarkt, op recruitment en een combinatie van beide in relatie tot de organisatie waarvoor je werkt. Bijvoorbeeld:

1. Talent blijft schaars en zitten waar het zit, zeker in tijden van onzekerheid, corona en oplopende werkloosheid
   +
2. Recruitment gaat steeds meer op e-commerce lijken. Het is online, mobile, snel en draait om een geweldige candidate experience
   =
3. Wij van bedrijf X winnen de harten van het talent dat we zoeken door onze kandidaten te verrassen in elke stap van het recruitment proces. Onze belofte is dat je binnen 2 weken, in maximaal 3 interviews en in een snel geautomatiseerd proces bent aangenomen of op een respectvolle manier bent afgewezen.

Bovenstaande stappen zijn de onderbouwde basisstappen in een jaarplan. Een jaarplan is iets anders dan het neerleggen van een business case of het presenteren van een jaarplan met impact.

Nog meer de diepte in?

Wil je zelf onderbouwd aan de slag als recruiter of recruitment manager is spé, dan is de leergang recruitment of de leergang strategische recruitment erg interessant voor jou.