Zo’n 34% van alle nieuwe medewerkers weet binnen één week of ze voor langere tijd bij de organisatie wil blijven werken. Ruim 33% van alle nieuwe medewerkers verlaat de organisatie binnen zes maanden. Essentieel dus om een goede eerste indruk te maken en medewerkers voor langere tijd aan je organisatie te binden.

Het is in deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt lastig om mensen te vinden voor een vacature. Als je dan eenmaal een geschikte collega hebt gevonden, heb je er alle baat bij ook te zorgen dat deze nieuwe collega daadwerkelijk zijn eerste jaarcontract volmaakt. Een goed pre-boarding en on-boarding proces dragen bij aan het warme welkom van nieuwe collega’s.

In dit artikel lees je tips hoe je jouw pre-boarding en on-boarding proces kunt inrichten voor een goede start van jouw nieuwe medewerker.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Als de medewerker uit een gespreid bedje komt, is het fijn als de overgang naar de nieuwe baan niet al te groot is. Het is dan ook belangrijk een aantal zaken goed voor te bereiden, zodat de medewerker direct het gevoel heeft dat zijn komst op prijs wordt gesteld. Er is namelijk niets zo vervelend als de eerste werkdag waar de laptop er nog niet is, je niet bij systemen kunt of de receptioniste überhaupt niet weet dat je komt.

Pre-boarding

Heeft jouw organisatie al een aantal zaken ingericht voordat de medewerker daadwerkelijk start?

Maak gebruik van een HR-systeem waarin je de on-boarding taken automatiseert en aan de juiste mensen doorstuurt. Zo kun je taken maken voor de IT-afdeling voor het bestellen van de laptop, telefoon en kan bijvoorbeeld de facilitaire medewerker zorgen dat de toegangspas klaarligt. HR zorgt op haar beurt voor de goodie-bag en het inplannen van de afspraken voor de eerste werkweek.

Zorg er in ieder geval voor dat de nieuwe medewerker merkt dat jullie blij zijn met zijn/haar komst.

On-boarding

De eerste werkdag is een belangrijke dag. Bedenk als organisatie welke ervaring je wilt bieden, passend bij de cultuur van jouw bedrijf. Bij een warm ontvangst (dat hoeven niet persé juichende mensen op de gang te zijn) start de nieuwe medewerker direct prettig en voelt hij/zij zich welkom.

Link het gehele on-boarding traject aan de hele organisatie. Laat nieuwe mensen altijd met zoveel mogelijk mensen kennismaken. Dit kan via online kennismakingen, on-boarding dagen die je voor alle nieuwkomers organiseert en afspraken die je van tevoren inplant.

Onboarding is een proces en geen eenmalige actie. Met bijvoorbeeld een dag(deel) waar je met het Managementteam of een afvaardiging hiervan alle nieuwkomers welkom heet, maak je de drempel om naar je toe te stappen als er iets is al veel lager. Daarnaast krijg je direct als organisatie de kans jouw missie en strategie te vertellen en mensen mee te nemen in je verhaal. Het voordeel; alle nieuwkomers kennen elkaar direct en voelen zich meer verbonden.

Maak daarnaast een inwerkplan wat de leidinggevende direct met de nieuwe medewerker kan bespreken. Bespreek de afspraken voor de eerste 30, 60 en 90 dagen en evalueer dit. Koppel de afspraken aan de sterke punten van de medewerker en direct aan de competenties die nodig zijn voor de functie. Zo weet de medewerker ook goed waar hij/zij naartoe moet werken en wat er belangrijk is.

Post on-boarding

Als jouw nieuwe medewerker de proeftijd goed door is gekomen, wil je natuurlijk ook de frisse blik en evaluatie bespreken. Een nieuwe medewerker kijkt fris naar de processen en ‘hoe de dingen hier gaan’. Vraag aan het einde van de proeftijd daarom eens hoe hij/zij de eerste 30 dagen heeft ervaren en welke tips er zijn voor de organisatie.

Tips samengevat

  1. Breng je pre-boarding proces kaart.
    • Hoe gaan we om met het ondertekenen van het contract?
    • Stuur eens een kaartje vlak voordat iemand start
    • Zorg dat alle belangrijke zaken geregeld zijn voor de eerste werkdag, waaronder de laptop, telefoon, toegang en informeer de collega’s dat er iemand start.
    • Laat de nieuwe medewerker weten waar en hoe laat hij/zij wordt verwacht. Nodig hem/haar ook direct uit voor de lunch de eerste werkdag en regel een aanspreekpunt die ook daadwerkelijk die eerste dag aanwezig is.
  2. Hoe ziet de eerste werkweek eruit? Zorg dat er afspraken gepland staan voor de eerste periode en dat de nieuwe medewerker zich rustig kan inlezen in relevante documenten. Een overdrachtsdocument is heel handig.
  3. Overweeg een on-boarding dag (evt. online) waarbij alle nieuwkomers samenkomen.
  4. Maak een inwerkplan voor de eerste drie maanden en bespreek de sterke punten en dat wat de medewerker wil bijdragen aan de organisatie.
  5. Evalueer regelmatig. Zowel gedurende het proces als ook na de eerste maand. Een frisse blik is veel waard.

Meer weten over onboarding?

Tijdens de Workshop Succesvolle Onboarding leer je hoe je de juiste verwachtingen creëert en managet en hoe je zorgt dat nieuwe medewerkers vol enthousiasme starten en gemotiveerd blijven.

Auteur van deze blog

Diana van Asten - Kooij

Diana van Asten - Kooij

HRM Expert

Diana van Asten, HRM Expert. Met passie voor HR ontwikkelt zij mensen naar de juiste match: "Ik gun het alle medewerkers dat zij met plezier naar hun werk gaan vooral om dat te doen waar zij goed in zijn. Alleen dan kun je echt iets bijdragen aan de organisatie." Want wie zit er niet te wachten op bevlogen medewerkers die het beste uit zichzelf halen? Haar hart ligt in recruitment, daar waar ze ooit begon in HR. En nog steeds vindt ze het een sport om de juiste persoon te vinden voor de vacature of mensen aan elkaar te verbinden.

Meer weten over Diana?
www.artemisadvies.nl
www.linkedin.com/in/dianavanasten/

Andere interessante blogs

Waarom een moderne recruiter vooral een adviseur moet zijn

/
“Een echte professional zorgt voor een strategie waarmee hun organisatie zich op lange termijn van talent verzekert - Susanne Freriks-Zeeuw”
Kennismaking Sandra Hartemink

Maak kennis met de nieuwe hoofddocent van de Leergang Recruitment

/
“De docenten uit de praktijk, verdiepende lesstof en deelnemers die van elkaar leren maken de Leergang Recruitment speciaal.”
Header - intrinsieke motivatie

Do's en dont's van onboarding: 'het belang van intrinsieke motivatie is gigantisch'

/
Lopen nieuwe collega’s bij jouw organisatie vaak na een paar maanden de deur uit? Onboardingsspecialist Ardiënne Verhoeven weet waar het aan ligt. Je leest het in deze blog.
Blogheader - sollicitatievragen

5 sollicitatievragen die recruiters nooit meer mogen stellen

/
In dit artikel zetten we een aantal veelvoorkomende sollicitatiegesprekvragen op een rijtje, en leggen we uit waarom je ze vanaf nu beter kunt vermijden.
Recruitmentstrategie

4 tips om je recruitmentstrategie te optimaliseren

/
In dit artikel delen wij 4 tips om jouw recruitmentstrategie te optimaliseren, waardoor jij slimmer kunt werven.
Blog- belang van goede onboarding

Het belang van een goede on-boarding

/
In dit artikel lees je tips hoe je jouw pre-boarding en on-boarding proces kunt inrichten voor een goede start van jouw nieuwe medewerker.
Header-Wervingssucces

Wervingssucces vergroten? Gebruik deze kanalen

/
De Stand van Werven 2023 illustreert welke kanalen door recruiters gebruikt worden als meest belangrijke bronnen voor wervingssucces.

Feitjes over het onboarding proces

/
Download hier een infographic met interessante feitjes en tips over onboarding
Header - Voordelen AI

De 5 belangrijkste voordelen van Artificial intelligence (AI) voor recruitment

/
De AI-tools vliegen je inmiddels om de oren, maar wat kun je er nu écht mee? In dit artikel: de 5 belangrijkste voordelen van AI.