Wekelijks kom ik nog bedrijven tegen die niet AVG proof zijn en bijna maandelijks kom je berichten in het nieuws tegen over datalekken waarbij persoonsgegevens onbedoeld op straat komen te liggen. Twee op de drie hotels lekte data, bureau jeugdzorg lekte data, Ticket master heeft data gelekt en Facebook…

Hoe gaan we daar als recruiter of recruitment afdeling mee om?

Hoe gaat het nu een jaar na invoering van de AVG? Is het een grote wolk stof of is er ook echt iets veranderd in de maatschappij? Zijn jullie systemen al (beter) AVG proof. Een jaar geleden schreef ik nog over de contacten die organisaties onderhouden met personen (toekomstige kandidaten) nog voordat iemand een kandidaat is. Dit kan zijn op beurzen, evenementen, via social media of direct via de mail omdat de (toekomstige) kandidaat nog niet solliciteert maar al wel vragen stelt ten aanzien van een vacature. Vaak worden die mensen gelogd in mailboxen, excel- en/of Word-bestanden. Dat is goed denk ik, wanneer een bedrijf op die manier werkt, en ook aan kan tonen dat ze compliant zijn met de AVG.
Bijvoorbeeld: Heb je met een kandidaat één of meerdere gesprekken om te kijken of er voor beide partijen een samenwerking mogelijk is dan verwerk je zijn of haar gegevens (als het goed is) met toestemming. Die toestemming heb je gevraagd op je website en staat eventueel genoemd op de pagina waar iemand solliciteert. Vraag je nog niet om die toestemming? Dan wordt het misschien tijd daar eens naar te kijken.

Nog géén contact met jouw organisatie

Het wordt een ander verhaal als een kandidaat nog géén contact met jouw organisatie onderhoudt, maar je de kandidaat wél op het oog hebt. Hij/zij, waarvan je online gegevens tegen bent gekomen, is nog geen kandidaat maar wel een mógelijke kandidaat. De mogelijke kandidaat weet dan nog niet dat jij hem/haar gaat benaderen en kan daarvoor dan ook (nog) geen toestemming geven. Dit geldt ook als een recruiter een referral benadert of als iemand zijn gegevens achterlaat op een evenement. Hierover wordt in de AVG een stuk minder geschreven. Eerlijk gezegd ben ik niet zo bang voor de gevolgen van de wet in dit soort gevallen. Ten eerste: hoe kan een kandidaat überhaupt vooraf toestemming geven, als hij/zij niet weet dat hij/zij specifiek benaderd gaat worden door een bedrijf? Ten tweede: die toestemming vooraf is volgens mij ook helemaal niet nodig. Volgens de AVG moeten mensen expliciet toestemming geven voor de verwerking van hun gegevens. Dit kan op basis van verschillende artikelen en kan ook achteraf als je de verschillende daarvoor geldende termijnen in acht neemt.

Opslaan van profielen

Indien je werkt bij een bureau of interimmer bent dan moet je de betrokkene binnen een maand op de hoogte stellen, of op het moment van overdracht, en je aan de vormvereisten houden. Dit betekent onder andere dat je niet zomaar profielen van het internet, van beurzen of uit referral bijeenkomsten kunt halen en opslaan om die mensen in de toekomst eens een keer te benaderen.

Ga het gesprek aan

Het komt er in de kern op neer dat je transparant moet werken. Je brengt jouw processen in kaart en handelt ernaar. Als je profielen ziet van mensen die mogelijk interessant zijn, benader ze dan. Ga het gesprek aan. Het werven wordt daardoor een stuk persoonlijker én op de lange termijn ook effectiever. Hoe vaak kijkt je nu in een database of op een excellijstje met namen van mensen die je nog nooit gesproken hebt?

Samengevat

100% AVG proof is een utopie omdat iedereen wel een foto of schermprint kan opslaan van gegevens die niet opgeslagen mogen worden op die manier volgens geldende afspraken. Nog steeds hoor of zie ik bedrijven waarvan ik denk dat het beter kan. Om veel drogredenen of halve waarheden rond de AVG worden processen stilgelegd of tegengehouden of onnodig moeilijk gemaakt. Mijn advies. Kijk ernaar met een nuchtere blik. Lees de wettekst eens, het zijn maar 99 pagina's en ga voor een mooier en beter recruitmentproces dat AVG proof is.

Meer weten over AVG en recruitment? Of wat voor impact de AVG heeft op sourcing?

Kom dan naar de Bootcamp Sourcing & Search. Deze verzorgt Sandor Lokenberg samen met Laura Hoogendoorn op maandag 20 en dinsdag 21 mei. Zij leren je deze twee dagen direct meer juiste kandidaten te vinden en verleiden met een toegankelijke en kandidaatgerichte sourcingsaanpak binnen de richtlijnen van de AVG. Je gaat niet naar huis als een sourcings Jedi of Ninja, maar je gaat wel veel meer talent vinden en succesvol benaderen. Lees meer en/of schrijf direct in>>
Liever het gehele recruimentvak leren/updaten? Maandag 7 oktober start de Leergang Recruitment. In 2x twee dagen leer je wat recruitment is, hoe je succesvol kunt searchen, verleiden en interviewen. De tweede opleidingsdag ga je met Sandor Lokenberg aan de slag met Searchen & Sourcen. Natuurlijk conform de AVG richtlijnen. Lees meer en/of schrijf direct in>>

Blog door Sandor Lokenberg

Sandor Lokenberg is trainer op het gebied van internetgedreven toepassingen, boolean en google search en hij werkt daarnaast als talentscout en recruiter. Sandor is tevens verbonden als docent aan de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie voor o.a. de Bootcamp Sourcing & Search en de Leergang Recruitment.

Foto: pixabay.com